Как я настаиваю на том, чтобы американские отели принимали к оплате кредитную карту моего работодателя, а не запрашивали личную кредитную карту при регистрации?

Я работаю на орган государственного управления в Соединенных Штатах. Как часть моей работы, у меня иногда бывают многодневные поездки. Мое пребывание в отеле оплачивается моим работодателем и не облагается налогом.

Я часто сталкиваюсь с проблемой при оплате бизнес-отелей. Перед поездкой мой офис заполняет форму в отелях, которая должна позволить отелю списать стоимость моей комнаты с кредитной карты офиса. Однако, неизбежно, когда я регистрируюсь, каждый раз, когда администратор отеля настаивает на том, чтобы я использовал свою личную карту. Это означает, что я должен временно покрыть стоимость моей комнаты (до тех пор, пока мне не будет возмещено), но также и то, что государство теперь должно платить налоги (что является плохим использованием средств налогоплательщиков).

Как я могу заставить гостиницу принять к оплате кредитную карту моего работодателя, а не настаивать на использовании моей личной карты?

Проблема здесь не в корпоративной кредитной карте, а в том, что вы пытаетесь сделать это без физической карты. Номер кредитной карты достаточно хорош для бронирования, поэтому телефонный звонок подходит для этого, но на стойке регистрации необходимо внести залог по прибытии, и их протокол требует, чтобы вам была вручена физическая карта для этого. Отель не особо заботится о том, принадлежит ли он вам или компании, если он действителен и на нем указано ваше имя.

Разумным было бы то, что ваш работодатель дает вам физическую корпоративную кредитную карту , которую вы затем можете использовать для оплаты вкладов и оплаты счета. Поскольку ваш работодатель является государственным органом и не делает этого, я полагаю, что они не в здравом уме.

Другим вариантом является предоплата за номер в отеле с помощью корпоративной кредитной карты. Возможно, вам все еще придется сдать личную кредитную карту для внесения депозита (для покрытия расходов на мини-бар и т. Д.), Но она должна быть возвращена в полном объеме в течение одного или двух дней после выезда без каких-либо затрат для вас или налогоплательщика.

Смотрите также: Бронирование отеля с моей кредитной картой для третьего лица. У этого человека будут проблемы при регистрации?

У нас была похожая ситуация в нашем бизнесе, когда мы хотели забронировать и оплатить проживание для посетителей, но (очевидно), не предоставляя этим посетителям данные нашей платежной карты.

Первоначально мы делали то, что, по-видимому, делает ваш работодатель: отправляли стороннюю авторизацию карты в отель для каждого бронирования и надеялись, что она будет привязана к бронированию / получена персоналом отеля. Увы, как вы выяснили, это часто не сработало, как планировалось - нашим посетителям часто приходилось смущенно звонить при регистрации, чтобы отсортировать вещи. Конечно, это могло быть (как и предлагали другие), что их только просили дать предварительную авторизацию за дополнительные услуги, но даже это должно было быть списано с нашей карты, поэтому она все еще была неудовлетворительной.

Мы решили эту проблему, открыв корпоративную учетную запись в сети отелей, которая была специально разработана для обработки именно такого рода заказов. Теперь проблема не только решена, но мы также получаем от отеля льготные тарифы и беспроцентный кредит, а также подробные ежемесячные счета по центрам затрат. Это облегчило так много болевых точек!

Я полагаю, что это то, что предлагают большинство крупных сетей, но за то, что стоит программа, которую мы зарегистрировали, это Business Advantage от IHG . Дополнительным преимуществом их схемы является то, что лицо, осуществляющее бронирование, получает баллы Business Rewards, в то время как гость, останавливающийся в отеле, по-прежнему получает свои собственные баллы Rewards Club в обычном режиме (и, если оба участника оказываются одним и тем же лицом, бонусные баллы!).

В прошлом моя компания оплачивала проживание в отеле с помощью кредитной карты. Турагент моей компании заполнил форму авторизации кредитной карты и отправил ее по факсу в отель. В идеале это должно сопровождаться телефонным звонком для подтверждения получения и подтверждения оплаты третьей стороной.

Пример формы авторизации кредитной карты выглядит следующим образом

Вот один из способов заставить ваш офис расставить приоритеты.

Во-первых, перед отъездом спросите бизнес-офис, решили ли они проблему с кредитной картой в отеле. Если они этого не сделали, сообщите им, что вы не можете идти, пока они этого не сделают. Скорее всего, они просто отбросят вас и скажут: «Да, это хорошо».

Затем убедитесь, что при регистрации, это в обычные рабочие часы. Другими словами, когда вы уверены, что сотрудники вашего офиса находятся на своих рабочих местах.

Вы начинаете процесс проверки. Отель просит вашу кредитную карту. Вы говорите им, что это в файле. Затем они снова просят физическую карту. В этот момент вы звоните в свой офис и говорите им, что не можете заселиться в отель. НЕ предлагайте использовать собственную карту. Пусть бизнес-офис поговорит с отелем.

Одна из двух вещей произойдет. Либо бизнес-офис / отель разберутся прямо сейчас, либо вы вернетесь в самолет и поедете домой. Если вы в конечном итоге отправитесь домой, ваш менеджер, вероятно, сойдет с ума. Убедитесь, что он направлен в офис.

Затем кто-то позаботится о том, чтобы у вас была корпоративная карточка с вашим именем или ИЛИ убедится, что при следующей регистрации вам не нужно будет предъявлять кредитную карту.

Ваша точка зрения предполагает, что мошенничества не существует. Что мешает Фрэнку Абаннале (или даже мошеннику из садового сорта) подделать все это с помощью украденных данных кредитных карт?

Транзакции «Карта не присутствует» по своей природе рискованны для отеля. Компании-эмитенты кредитных карт несут определенную ответственность за мошенничество. Теперь, когда природа бизнеса абсолютно требует клиент физически присутствовать, это довольно трудно объяснить риск - менеджер , почему вы делаете «карта нет» сделку на всех .

Менеджер по рискам сказал бы: «Просто ведите бизнес обычным способом. Клиент физически предъявляет карту, конец». Другими словами, если ваш работодатель не даст вам физическую карту, они считают, что это не их проблема.

Их ответ таким людям, как вы, заключается в том, что основным методом оплаты по-прежнему является карта, которую вы физически представляете, и, вероятно, ваша карта . Они также готовы попробовать это так, как вы просите их (или нет) ... и если это действительно работает, то вы сорваны с крючка. В итоге, они оплачиваются вами, если что-то еще не получается.

Одним из решений является использование Samsung Pay (если ваш телефон или часы поддерживают его)

1. Вы вводите информацию о кредитной карте вашей компании в свой телефон

2. Когда вам нужно совершить платеж, вы запускаете Samsung Pay и аутентифицируетесь с помощью PIN-кода или отпечатка пальца.

3. Телефон генерирует уникальный номер кредитной карты для каждой транзакции.

4. Важная часть: Samsung Pay обратно совместим. Таким образом, даже если платежный терминал не принимает мобильные платежи NFC, вы можете просто коснуться задней части телефона, где находится магнитный ридер, и ваш телефон будет имитировать магнитную полосу уникальной кредитной карты, которую он сгенерировал (это будет работать на всех терминалы, магнитные считыватели которых находятся на краю машины и не встроены глубоко в саму машину).

5. Если это предварительная авторизация, она первоначально отображается как сумма в 1 доллар в банке, которая впоследствии превратится в любую сумму, которую отель решит, наконец, взять с вас. Если они заставляют вас заполнить бумажную форму в дополнение к электронной предварительной авторизации, вы помещаете в форму только последние четыре цифры сгенерированного номера кредитной карты вместе со звездочками перед ней. И если они хотят проверить подлинность вашей подписи, вы предоставляете им свой телефон (или ваши часы), чтобы они могли сравнивать подписи.

6. Часть по освобождению от налогов: я не эксперт, но после дальнейших исследований вы можете дополнительно сделать снимок экрана подтверждения транзакции со своего телефона и отправить его в отель для своих налоговых отчетов. Этот экран подтверждения будет содержать последние 4 цифры уникально сгенерированного номера кредитной карты, но также будет отображаться на заднем плане последние 4 цифры оригинальной правительственной кредитной карты, которая может понадобиться отелю (в дополнение к другим налоговым льготам) требуется документация) если он не хочет, чтобы его заставляли платить налог с продаж из своего кармана.

Запись. Чтобы сделать снимок экрана на телефоне Samsung, одновременно нажмите кнопку питания и кнопку «Домой». Чтобы сделать снимок экрана часов Gear S3, нажмите кнопку «Домой» на часах, одновременно проводя слева направо на часах.

Вот что я бы сделал:

1: Сообщите корпоративным офисам отеля о вашей проблеме и попросите их назначить учетную запись государственным служащим для вашего офиса - обычно, когда это будет сделано, они ожидают определенного количества пребываний в год, но они также дадут скидку на это. ,

В вашем штате также может быть настроена такая программа путешествий с сетью отелей, а бухгалтерия штатов и бюро путешествий могут предоставить вам более подробную информацию. Как правило, в такой системе вы можете выставить прямой счет или счет на определенный учетный номер, назначенный вашим работодателем [государственным учреждением] - как правило, эти соглашения ИСКЛЮЧАЮТ такие непредвиденные обстоятельства, как телефон и алкоголь ..., для которых продавец запросит информацию о вашей карте.

Я также предполагаю, что в форме, отправленной в отель, есть идентификационный номер, освобожденный от налогов.

2: Если этот отель является сетью, вы также можете присоединиться к их программе льгот и иметь для этого информацию о служебной карте, этот сценарий хранения правительственной карты в файле, вероятно, более сложный, так как я думаю, что они захотят получить Физическую карту при регистрации.

Как я могу заставить гостиницу принять к оплате кредитную карту моего работодателя, а не настаивать на использовании моей личной карты?

«Извините, у меня нет личной кредитной карты».

По моему опыту, они попросят вас оставить денежный залог за напитки, взятые из мини-бара, которые будут возвращены вам при регистрации отъезда.

Во-первых, убедитесь, что вы несете все соответствующие документы, физически. Так, если у компании есть соглашение с отелем, возьмите с собой копию, если есть электронное письмо, в котором они согласились принять эту карту, распечатайте ее и т. Д.

Это само по себе может решить это в некоторых случаях. Клиент, говорящий «моя компания согласилась с отелем X», - это не то же самое, что документ с фирменным бланком, отправленный главным филиалом со словами X.

(Кроме того, это может помочь прояснить положение обоих, поскольку в X-with-company-Y может быть мелкий шрифт, о котором ни вы, ни клерк не знали)

Тем не менее, это может быть случай, когда они настаивают на том, что принятие вашей кредитной карты работодателя "невозможно" или даже "незаконно". Заставьте их документировать это . Попросите их предоставить вам форму, в которой говорится, что вы просили их принять карту 1234, согласно документу XYZ, но они не могут этого сделать, потому что <их оправдание>, нет другого выбора, кроме как использовать вашу личную кредитную карту и что они принимают что если это будет ошибкой с их стороны, они будут нести ответственность за любые или дополнительные расходы, вызванные этим. Имейте это подписанное сотрудником, и в идеале также с печатью отеля.

Желательно заранее подготовить текст и ознакомиться с вашим юридическим отделом, и подготовить такой документ с указанием соответствующего юридического лица и места, где они могут заполнить описание проблемы.

Если действительно невозможно сделать иначе, не должно быть никаких проблем, чтобы подтвердить это в письменной форме, верно?

Что ж, вы, вероятно, узнаете, что перед этим они будут очень стараться это сделать. Или вдруг есть другая альтернатива.

Если они отказываются, утверждают, что вам нужно оправдать такие нарушения (в конце концов, зачем вашей компании возмещать вам расходы, если они уже все обработали?). Если они это сделают, дайте им свою личную карточку и продолжайте. Позже в офисе ваши бухгалтеры могут рассмотреть заявленную проблему и решить, как лучше действовать. Вполне возможно, что какая-то часть соглашения с отелем была неясной, и им нужно добавить дополнительные пункты при следующем бронировании. Вполне возможно, что отель виноват, и в этом случае у вас есть как документ, в котором они соглашаются принять карту, так и другой, в котором они отказываются это сделать, что представляется довольно очевидным требованием для того, чтобы попросить их возместить вашей компании налоги, стоимость работы ваших бухгалтеров, обрабатывающих ваше возмещение, последствия, если ваша карта была взломана из-за нарушения... Или они могут предпочесть не предпринимать никаких действий по этому поводу (пока), просто подать жалобу сотруднику отеля, который согласился принять карту (что должно сообщить администрации отеля о проблеме, например, это может заставить их рассказать своим клеркам о правильная процедура по этим делам) или вообще ничего не делать. В любом случае вы заставляете отель заявить о своем противоречии и должны быть отправной точкой.

По моему опыту, отели возьмут кредитную карту при регистрации и приостановят ее, но не завершат оплату до конца пребывания. Таким образом, вы можете дать им личную карточку, и, как только вы окажетесь в номере, позвоните в офис и попросите их разобраться в отеле, прежде чем выехать.

Я делаю то, что вы хотите сделать в течение нескольких лет. Мой работодатель пользуется услугами Concur, крупного туристического агентства. Когда я бронирую отель через Concur, ему присваивается номер виртуальной кредитной карты. (Они никогда не доверяют мне с этим номером!) Когда я регистрируюсь, это обычно просто работает. Я могу позвонить в отель перед поездкой, чтобы проверить, все ли установлено.

Исключение составляют очень маленькие отели и специальные цены на мероприятия, например конференции, которые необходимо бронировать на сайте конференции. Для них я использую свой CC.