Недавно клиент отправил мне электронное письмо с просьбой найти исходные файлы из проекта, который я сделал для них два года назад. У меня нет исходных файлов, так как это было так давно, и клиент сказал, что это очень непрофессионально и странно - не сохранять исходные файлы для всех проектов, которые я делаю.

Есть ли обычные сроки хранения исходных файлов? Стоит ли хранить все свои исходные файлы для проектов и никогда не избавляться от них?

Мой бизнес не является службой резервного копирования для любого клиента.

Все клиенты должны самостоятельно создавать резервные копии файлов, которые они получили . Я не обязан быть бессрочным сервисом резервного копирования для любого клиента.

Клиенты не платят регулярную плату за обслуживание оборудования, обновление жестких дисков, приобретение дополнительных жестких дисков при необходимости, обслуживание программного обеспечения и т. Д. Поэтому клиенты НЕ компенсируют мне резервное копирование своих файлов. Клиенты не имеют претензий ни к одной из резервных копий моей компании . Я поддерживаю резервные копии для своего бизнеса так же, как они должны делать для своего бизнеса . Если бы у меня была служба резервного копирования, была бы ежемесячная абонентская плата и контракты на такую ​​услугу. Ожидать, что мой бизнес сохранит старые вещи, которые могут понадобиться вашему бизнесу в будущем, просто смешно.

Позвольте мне прояснить ... У меня есть резервные копии для моего бизнеса , ну, еще до его создания. Я думаю, у меня есть файлы более 30-35 лет. Очень высоки шансы, что мне понадобится файл 10-20-30 лет назад, у меня он есть. Могу ли я открыть его (например, Pagemaker, Freehand, Quark, Dimensions и т. Д.), Это другой вопрос, но у меня, вероятно, будут файлы.

Разница в том, что клиент может запрашивать ...

По сути, мои резервные копии предназначены для поддержки моих отношений с клиентами и упрощения моего собственного рабочего процесса , но мои резервные копии никогда не являются бесплатным хранилищем для клиентов для получения файлов на более поздний срок только потому, что клиент запрашивает их.

Несколько непрофессионально, когда клиент запрашивает «исходные файлы» без компенсации за эти файлы. Здесь исходные файлы всегда стоят денег . Для вашего клиента также немного «непрофессионально» не создавать резервные копии своих собственных файлов и полагаться на какой-то не связанный бизнес для поддержки своего важного цифрового контента.

Это не непрофессионально для вас, чтобы не иметь 2-летней резервной копии своих файлов, если они не были клиентом в течение двух лет. На самом деле часто бывает нормально не иметь файлы для старых клиентов. И даже если они у вас есть, вы не обязаны их предоставлять. Это ваша резервная копия, а не их.

Мои процедуры резервного копирования ....

Там нет никаких реальных правил в отношении этого. В общем, я храню файлы до тех пор, пока продолжаю работать с клиентом или до тех пор, пока их обслуживание становится неудобным.

Я поддерживать тройное избыточный ток резервного копирования в любое время , которое охватывает все относительно активные клиент в дополнении ко всем клиентскому брендингу, пользовательские иллюстрации, изображения с высоким разрешением и т.д.

Система тройного резервирования и инкрементного резервного копирования позволяет мне удалить файл или несколько файлов из моего основного рабочего каталога, зная, что файл, который я удалил, уже скопирован, по крайней мере, в 2 других местах . Это имеет тенденцию сохранять мой основной рабочий каталог в разумных размерах. Я буду часто удалять .zip архивы или предоставленные клиентом файлы, или предыдущие, неутвержденные / отклоненные итерации проекта - в основном лишние вещи, которые в любом случае не понадобятся в будущем. Опять же, я удаляю эти файлы, но я знаю, что они также существуют как минимум в 2 других местах. Так что я на самом деле только обрезаю каталог SOURCE, а не резервные копии. Отдельные каталоги проектов здесь могут иногда превосходить 10 или 100 ГБ. Так что некоторыерассмотрение общего размера резервной копии является своего рода обязательным условием. Все, что я могу сделать, чтобы обеспечить сохранение важных файлов при сокращении общего объема МБ / ГБ / ТБ, необходимого для резервного копирования, - это хорошо. Если бы все, что у меня было, это файлы HTML / PHP / CSS и веб-изображения размером 50-100 МБ, то я бы, вероятно, сохранил абсолютно все.

Я , как правило , чтобы восстановить свои резервные копии целиком каждые 4-6 лет. Я отключаю один из резервных RAID-массивов и сохраняю его (сейф). Переформатируйте другой резервный RAID, добавьте новый резервный RAID и сделайте резервную копию всего, начиная с этой даты. С помощью этого метода ничего не удаляется, но старые файлы больше не являются частью резервной копии. Если единственное местоположение конкретного файла (ов) клиентов находится на этом отдельном заархивированном жестком диске в сейфе, и этот RAID-массив не работает, ну, я потерял эти файлы проекта. Поэтому любые проекты старше 4-6 лет могут иметь или не иметь свои файлы, удаленные, потерянные или уничтоженные из-за повреждения.

С момента внедрения всего этого примерно 15 лет назад я не потерял ни одного файла. Не один. Конечно, мне может потребоваться больше недели, чтобы восстановить данные с различных резервных RAID-массивов, но важно то, что у меня все еще есть.

Зарядка, если вы собираетесь копать для этого .....

Суровая реальность что - нибудь более 3/6 месяцев или , возможно , 1/2 лет следует считать ушел клиентом, даже если у меня случится еще файлы. Я бы, конечно, взял бы почасовую плату, чтобы проверить, есть ли у меня их файлы, и время, необходимое для получения всего, что у меня может быть, все это связано с минимальной платой. Это в дополнение к любой стоимости доставки файлов. Клиенты, которые не поддерживают собственные резервные копии, несут ответственность за расходы, связанные с потерей файлов.

Если клиент не платит мне за хранение, я не несу ответственности за то, что он что-то сделал для них. Я еще раз подчеркну, что, если клиент захочет нанять меня для обновления старого проекта, у меня не возникнет проблем с погружением в мои резервные копии для извлечения старого проекта (возможно, сэкономив деньги клиента). У меня действительно есть проблема с использованием моей резервной копии только для того, чтобы служить источником для доставки файлов, потому что некоторые другие компании не смогли сохранить свою собственную резервную копию.

Подлые клиенты ......

Также имейте в виду ... некоторые случайные или, возможно, гнусные или неэтичные клиенты могут использовать время в качестве метода обхода ваших стандартных практик . Это не всегда вредоносно по своей природе, но может быть. Клиент прекрасно знает, что вы берете плату за файлы проекта. Они не хотят платить эту плату, когда вы завершаете проект изначально. Нет проблем. Вы доставляете то, о чем говорится в договоре, клиент платит вам, и все счастливы.

Некоторое время спустя, обычно через год или более, клиент может вернуться с запросом файлов проекта, как будто «они их потеряли» или «они были ошибочно уничтожены», делая вид, что они были доставлены изначально как часть проекта. Это сделано в надежде, что вы не сможете вспомнить особенности. Будьте осторожны с этой практикой. Как я уже писал, он не всегда вредоносен по своей природе, иногда клиенты честно забывают, что вы берете плату за файлы проекта. Тем не менее, это также может быть очень преднамеренным и продуманным, чтобы попытаться обойти оплату при получении файлов. Я сталкивался с обоими годами.

Tl; др:

Мои резервные копии для моего бизнеса , они мои . Мои резервные копии не предназначены для бизнеса клиентов, и клиент не имеет «права» на мои резервные копии без компенсации. Клиенты несут полную ответственность за свои резервные копии.

Я был и с резервными копиями, и с резервной копией. В общем, если вам трудно хранить их файлы (например, терабайты видео или контракты запрещают это), вы должны хранить их.

Бывают случаи, когда файл случайно удаляется или поврежден, изменения синхронизируются с Dropbox и т. Д., И в течение 6 месяцев вы не замечаете, что исходный файл исчез.

Единственное решение такого рода сценарий , чтобы иметь несколько резервных копии всего , все время, штабель старых жестких дисков в основном , которые никогда не трогали после резервного копирования сделано и это не нормальная стратегия резервного копирования.

Итак, в конце вы должны хранить резервные копии по трем причинам:

1. В таком случае вы можете помочь своему клиенту, что поможет вам выглядеть более профессионально
2. Работа, которую вы сделали, - это ваша работа, вы должны сохранить доказательство того, что вы сделали это, по крайней мере, для ваших собственных записей для справки
3. Наконец, если клиент возвращается через 10 лет и запрашивает варианты логотипа, какова вероятность того, что у него будут ваши исходные файлы в формате, который вам нравится? (Мне пришлось несколько раз создавать дизайнерам исходные svgs для логотипов, потому что клиент потерял файлы, которые мы отправили им много лет назад.)

Ваша задача - не предоставлять услуги резервного копирования, а ваша задача - обеспечить хорошее обслуживание клиентов.

Если выполнение X заставляет вас предоставлять более качественные услуги клиентам и выглядеть лучше, тогда делайте X. Исключений очень мало.

Такие мелочи, как разница между профессионалом, с которым клиенты захотят работать снова, и будут отсылать бизнес к случайному безликому подрядчику, чье имя клиенты забывают, как только проект будет завершен.

Я сохраняю дизайн, код и т. Д. Файлы до бесконечности. Это недорого, и мои постоянные клиенты ценят это - не то, что они знают об этом напрямую, но когда они возвращаются, мне не нужно заново делать предыдущую работу с нуля.

Однако для меня есть более важная причина. Хотя я никогда не сталкивался с юридическими проблемами или ответственностью, наличие записей и файлов для всего, что я сделал, дает мне небольшую защиту, если кто-то придет с вопросом. Будь то защита ИС (например, изобретения, коммерческая тайна и т. Д.) Или даже маловероятная возможность судебного иска, предполагающего ответственность за ущерб, я могу показать 1), что я сделал, 2) когда я это сделал, 3) кто заключил контракт с мной сделать работу, и 4) что контракт был.

Это не требует больших усилий или времени, но требует некоторой осторожности. Одной из самых больших проблем является поиск старого программного обеспечения, поэтому, когда я завершаю проект, я проверяю, что все программное обеспечение для проектирования также резервируется, вместе с информацией о лицензии и любыми связанными библиотеками / файлами / данными, необходимыми для восстановления среды, в случае необходимости , Мне редко приходилось вытаскивать подобные вещи - обычно к тому моменту, когда программное обеспечение и файлы становятся несовместимыми с последними версиями, совершенно новая версия гарантируется. Тем не менее, я взялся за старые проекты, которые плохо обслуживались другими, достаточно много раз, чтобы понять, как важно восстанавливать устаревшую среду.

Тем не менее, я зарядить по мере необходимости. Если они просят файлы, которые они уже приобрели, и это достаточно недавно, что это требует небольших усилий, я ничего не взимаю. Но если они просят что-то несколько лет, и мне нужно просмотреть старые СМИ, или если они просят дополнительные материалы, которые они изначально не покупали, я возьму с них плату в соответствии с нашим первоначальным соглашением или получу обсуждение с ними их потребностей. Если это случайно для нового проекта, который они хотят, чтобы я сделал, я включу эти расходы в новый проект. Это не бесплатная услуга, это в основном случайное удовлетворение моих собственных потребностей.

Краткий ответ:

Вы должны хранить файлы столько, сколько указано в договоре.

Я работал с клиентами, которые хотели всего, и мне пришлось удалить все сырье, и я работал с клиентами, у которых мы хранили резервные копии в течение некоторого времени. Но всегда: как указано в договоре, вы не ошибетесь.

Говоря со стороны клиента, я бы ожидал, что дизайнер будет хранить мои файлы до завершения проекта плюс разумное время, после которого я мог бы попросить внести изменения или дополнения. От шести до двенадцати месяцев было бы таким временем. Если я отправлю им письмо через две недели после завершения проекта и скажу: «Могу ли я сделать еще один X, такой же, как те, что вы сделали?» и они ответили, что у них больше нет исходных файлов, я был бы удивлен.

Ваш клиент прав, что чем профессиональнее, тем дольше я ожидаю, что смогу это сделать. Я был бы рад, если бы вы могли выполнить мою просьбу через два года. Я не был бы полностью уверен, если вы можете, но это был бы положительный знак.

Хороший вопрос, и я думаю, что это зависит, но, как правило, вы, как поставщик услуг, должны всегда предвидеть эту ситуацию и быть готовыми ответить на что-то подобное. Либо взимайте плату за резервное копирование с первого дня, либо предоставьте достаточное резервное копирование, если клиент обеспечивает новую работу + несколько лет «бесплатного» резервного копирования.

1. Я всегда и неоднократно призываю всех своих клиентов хранить собственные копии моих результатов. Будь то редактируемые файлы или просто прямой экспорт PDF (когда редактируемые файлы не доставляются).
2. Я никогда не буду создавать резервные копии файлов, которые были распространены и не используются. Поэтому, если клиент отправляет 500 изображений, а мы используем только 10 в брошюре, я не буду сохранять остальные 490 изображений, когда работа будет доставлена ​​и оплачена. Это только мои фактические результаты, которые я поддерживаю. Я также удалю все черновики PPT, DOC и т. Д., Которые мы использовали для завершения работы, когда весь контент был извлечен из них.
3. Для крупных клиентов с непрерывной работой в течение многих лет, я фактически гарантирую от 3 до 5 лет резервного копирования для всего поставленного, включенного в мои сборы. Это то, что мы записываем в контракт, и у меня будет две идентичные копии каждой работы на двух отдельных жестких дисках, а в некоторых случаях даже третья облачная резервная копия. Клиенты знают, что платят за это. Некоторые клиенты фактически требуют, чтобы я загружал каждый результат на свой внутренний ftp без исключения, но это также то, за что они платят.
4. Для небольших или одноразовых клиентов я также буду создавать резервные копии их файлов на неопределенный срок, но, как правило, стараюсь очищать их постепенно через 3-4-5 лет, если не было установлено никакого другого контакта для дополнительной работы или нет принудительного заключения контракта или оговорки мне сохранить файлы навсегда.

Ну, так как я очень горжусь большей частью работы, которую я выполняю для клиента, я храню эти файлы не для них, а для себя.

Хотя полезно сохранить их, учитывая, что старый клиент может запросить изменения после нескольких месяцев завершения проекта.

Я не вижу смысла УДАЛИТЬ файлы, если вы действительно не ненавидите этот проект и не хотите больше ничего о нем знать, но даже в этих случаях мне нравится хранить эти файлы как историю моей работы, Я всегда могу вернуться к этим файлам и посмотреть, насколько я вырос как дизайнер.

Даже мои личные проекты всегда сохраняются. А хранение данных СЛИШКОМ дешево сейчас, поэтому нет никаких оснований для их удаления.

Факты

Без контракта или соглашения, безусловно, нет необходимости хранить резервные копии работы, которую вы проделали для своих клиентов в прошлом, и я не думаю, что большинство людей ожидают, что вы тоже. На самом деле, я сомневаюсь, что даже клиент в вашей истории искренне ожидал, что вы тоже (Данные теряются; люди набрасываются). Но это определенно хорошая практика, если не ради них, а для вас самих.

Незатребованный совет

Если вы изо всех сил в области дизайна, не переживайте по этому поводу. Если вы владеете или управляете успешным бизнесом, или чем-то в этом роде; в ваших интересах инвестировать в более комплексное решение для хранения данных. Точно. Это не значит, что вам это нужно. Ты хочешь это.

Это не совсем ситуация, когда х правильно, а у неправильно. Это больше похоже на ..

• Насколько ты профессионален?
• Насколько вы гордитесь своей работой?
• Насколько вы привязаны или эмоционально вложены?
• Насколько вы обеспокоены общественным восприятием своего я / бизнес / работа / искусство / услуги / что-то еще?
• Вы задумчивы?
• Вы заботитесь?
• Вас интересует только ваша личная финансовая выгода?
• Ты самый минимум или лишний миленький парень?

Смехотворное проишествие

Личный опыт.
Недавно я связался с независимой студией звукозаписи о паре записей, которые были сделаны между 2007 и 2010 годами (или около того) моим другом и его группой. Нет, вы, вероятно, никогда не слышали о них. Кажется, инженер даже не знал, о ком я говорю. Что хорошо; Я никогда не слышал ни о нем, ни о его студии.

Чего я ожидал?
Я ожидал, что так и останется; они говорили «нет» или вообще игнорировали меня незадолго до того, как снова погрузились в безвестность. Я забуду их имя и навсегда забуду об их существовании ...

Что на самом деле произошло?
Молодой, увлеченный сотрудник (стажер? Помощник ... человек?) Связался со мной рано на следующий день; пригласил меня прийти и собрать три двухслойных DVD-диска, содержащие все необработанные (и смешанные) звуковые основы, файлы проекта ProTools и т. д., записанные за несколько сеансов. Меня пригласили остаться на пиво в конце дня и посетить студию в течение недели. И теперь я ассоциирую их с этим замечательным положительным опытом. Я никогда не забуду их. Я рекомендую их все время.

TL; DR:
я ожидал, что будут резервные копии? Нет.
Буду ли я злиться, если бы их не было? Нет .
Будет ли я быть разумным , если бы я сделал? На самом деле, нет.
Я был бы разочарован? Немного.
Я был взволнован, чтобы найти, что были резервные копии? Да.