Как улучшить мою электронную почту

Перефразировать письмо, которое я отправил коллеге

Я заметил проблему с Системой A. Я решил, что это не вызвано X. Я подозреваю, что это вызвано Y. (так как вы отвечаете за Y) Можете ли вы взглянуть на это?

(Часть в скобках не была включена в мое электронное письмо, потому что этот коллега прекрасно знает, что он отвечает за Y ... следует понимать, поэтому я отправил ему электронное письмо)

Я встретился с коллегой через полдня и сказал: «Вы уже смотрели на проблему с Системой A?» и он отвечает: «О, да, я получил ваше электронное письмо о том, что Система A сломана, но я предположил, что это, вероятно, было вызвано X, поэтому я ждал, чтобы вы проверили это».

Очевидно, мое сообщение не было передано. Это слишком распространенный результат отправляемых мной электронных писем, и это очень обескураживает ... но я не знаю, как я могу сделать свои письма более понятными. Они всегда настолько кратки, понятны и точны, насколько я могу их сформулировать. Какие-либо предложения? Может быть, в среде электронной почты есть что-то, что просто неэффективно для такого рода коммуникаций?

Вы можете попробовать изменить его порядок, чтобы сообщить им, что вы хотите, в начале письма.

Я заметил проблему с Системой A, на которую я хотел бы, чтобы вы посмотрели. Я уже посмотрел на X и решил, что это не причина. Это может быть вызвано Y, поэтому мне нужна ваша помощь. Эта проблема не позволяет So & So выполнять свою работу, поэтому, если бы вы могли взглянуть на Y при первой же встрече, я был бы очень признателен.

Благодарность!

Вы можете попробовать что-то подобное.

Кроме того, сюжетная линия иногда даже важнее тела. Для этого письма я хотел бы сказать:

Тема: Возникла проблема с Системой A, проверьте Y

Это не должно быть электронное письмо.

Это должно войти в вашу систему отслеживания:

• Запись о случае - это сообщение об ошибке.
• Первоначально назначен вам и с первым ответом обратите внимание, что это не является следствием X, потому что вы проверили (с любой дополнительной информацией, подтверждающей этот вывод).
• Затем он назначается вам коллегой с пометкой, что вы подозреваете, что это может быть Y

На данный момент должно быть достаточно ясно, что это его проблема ...

Редактировать:

На самом деле, это, в некотором отношении, плохой ответ на вопрос, потому что это не так - но смысл, который он делает, действителен, то есть, что просто отправка электронного письма без (чтобы процитировать термин продажи) определенного «призыва к действию», т.е. это дает понять, что теперь проблема получателей имеет дело с.

В случае с электронным письмом вы могли бы начать с чего-то вроде «Не могли бы вы взглянуть на следующую проблему ...», но лучше было бы явно пометить его как задачу поверх текста сообщения

Не принимай эту напыщенную речь лично, я тоже виноват.

Это то, что я ненавижу в использовании электронной почты. Это должно быть отправлено как Задание / Todo, которое когда-либо будет вызывать ваша система электронной почты. С установленным сроком. Может быть, есть какая-то культурная проблема компании, связанная с отправкой задачи, потому что это не так красиво, как просьба, а скорее как заказ. Это не должно иметь место, потому что получатель может отклонить запрос (который был бы плюсом в вашем случае.) И установить другое время.

Приглашения на собрание являются элементом календаря. Это особенно больно, когда кто-то спрашивает, можете ли вы провести встречу, и они не дают никаких временных рамок, и это удар по животу, когда у них есть доступ к календарю мая.

После 3-4 пересылок по электронной почте, пришло время взять трубку или хотя бы завести чат. Это также касается объяснения в 47 параграфах того, что мне не нужно архивировать в тексте.

Кстати, об архивации. Почему я получаю письма о клиенте, которые попадают только в «мой» почтовый ящик? Когда я покидаю компанию, кому-то это может понадобиться, и они не получат мой почтовый ящик. Я мог бы переслать это человеку, который «может» принять мой аккаунт, когда я уйду. Так что теперь я должен скопировать письмо в какую-то систему документов или быть таким же, как все, и иметь 50 папок, которые можно отправить по электронной почте для каждого клиента и перетащить туда. И когда я уйду, некоторые бедные присоска получает пройти через все эти папки и продолжать получать спам отправляется на мой старый адрес электронной почты (Честно говоря, я не пошел на это порно сайта.).

Когда электронное письмо от BigBoss@OurMostImportantClient.com, оно должно перейти в какое-то центральное место, чтобы каждый, кому нужно получить его сейчас или в будущем, мог его получить. Если это напрямую к MyBigBoss, то, возможно, нет. Но он должен иметь возможность маршрутизировать электронную почту важных клиентов и деловых партнеров.

Вики и SharePoint, а также приложения для вертикального рынка, которые включают управление контактами, хороши, но они не обрабатывают электронную почту. Кто-то должен убрать этот беспорядок, пока мы не избавимся от него.

Извините, ответ на ваш вопрос где-то там. Так же, как наша система электронной почты.

Должен быть лучший способ, и он, черт возьми, не Twitter.

• Держите ваше сообщение коротким и лаконичным.
• Избранные маркированные списки над прозой в стиле абзаца.
• Знайте своих получателей (то есть избегайте технических жаргонов при общении с непрограммистами).
• Используйте электронную почту экономно.
  • Если вы будете чрезмерно общаться, люди вас отключат.

Работа с вашим конкретным примером с помощью выбранного вами механизма отслеживания ошибок, как уже говорили другие, возможно, является лучшим решением. Тем не менее, ваш более широкий вопрос о связи по электронной почте заслуживает более пристального внимания.

• Учитывая, что ваши электронные письма так же ясны, как вы утверждаете (и у меня нет оснований сомневаться в этом на основании вашего очень четко сформулированного вопроса здесь)
• И учитывая, что люди оба признают получение и чтение указанных писем
• И учитывая, что это не единичный или редкий случай
• Тогда я сомневаюсь, что проблема заключается в ясности ваших писем.

Вы, кажется, так же подозреваете, когда спрашиваете: «Может быть, есть что-то присущее среде электронной почты, которая просто неэффективна для такого рода коммуникаций?» Но я сомневаюсь, что у вас будет успех в любой другой среде. Я подозреваю, что источником вашего разочарования, скорее всего, являются ваши отношения с вашей командой.

Мне кажется, что люди в вашей команде не воспринимают вас всерьез, и это более широкая проблема, чем ее можно решить с помощью изменения среды или стиля общения. Если вы хотите, чтобы к вашему общению относились серьезно, то вам нужно выяснить причины, по которым вас не воспринимают всерьез, и исправить их. Есть много возможных факторов, которые могут быть в основе этого неуважения (вы новичок, или молодой, или культурно другой, или бездоказательный, или были неправы в прошлом), и каждый из них будет указывать на свой подход для исправления. И разные команды по-разному реагируют на разные типы личности. Поэтому, не зная более подробной информации, я не решаюсь дать совет, как двигаться дальше отсюда.

Если бы это был тюремный фильм, я бы посоветовал вам найти самого большого парня в команде и прыгнуть на него. Получить уважение к команде программистов может быть сложнее (хотя, как правило, вероятность оказаться в больнице ниже).