Как вы держите электронные письма короткими, но полными? [закрыто]

12

Я странный разработчик, который любит писать и объяснять - электронные письма, спецификации, вы называете это. Мне нравится помогать людям глубоко понимать вещи. Я ненавижу общение в пинг-понге, когда группы просматривают 30 или 40 электронных писем, телефонных звонков и собраний, потому что 25% группы неправильно поняли предыдущее заштрихованное электронное письмо, в котором писатель только наполовину объяснил свою позицию, или спешил и неправильно написал критическое слово или опущены минус или два.

Эта черта отлично подходит для документации, но мои электронные письма длинные, поэтому люди просто не читают их. Пара стратегий, которые я использовал, заключается в форматировании длинных электронных писем в виде вложенных документов Word, чтобы побудить людей просматривать их в качестве документации (иногда это работает на удивление хорошо), или в попытках использовать большее количество пунктов вместо свободных абзацев. Эти стратегии увеличивают читательскую аудиторию, но содержание по-прежнему долго.

Конечно, я хочу кричать и кричать, что сложные технические темы требуют много объяснений и разъяснений, но это никому не помогает. Очевидно, что есть компромиссы, которые могут быть сделаны, но мне трудно оправдать заявления, которые не ясны или которые приведут к миллиону вопросов, недопониманию или добавлению «условий и положений» позже.

Как вы делаете ваши сообщения короткими, но полными?

nlawalker
источник
1
Разве это не проблема, которую Google Wave должен был решить?
Обратите внимание на себя - придумайте имя
@ Примечание: среди многих да. ИМХО, главная причина его гибели заключалась в том, что он пытался быть Всем для всех.
Писквор покинул здание
1
Это не специфическая проблема программирования
mattnz

Ответы:

9

Управляющее резюме:

Поместите важные факты вверху, затем разверните ниже.

Детали:

Когда я получаю длинную техническую электронную почту, которая, как я боюсь, потеряет половину аудитории, я прилагаю усилия, чтобы поместить короткое, точное «исполнительное резюме» вверху и включить полные технические детали ниже. Выборочное использование жирного шрифта или подчеркивания также помогает.

AShelly
источник
Журналисты практикуют это: первый абзац статьи должен дать вам версию. Последующие параграфы затем расширяют историю.
Фрэнк Шиарар
Просто для пояснения, вы на самом деле обозначаете это как резюме?
Стивен Эверс
2
@SnOrfus, абсолютно. Он идентифицирует это как резюме, позволяет техническим специалистам в аудитории знать, что это сжатая версия всей истории, и разжигает эго типов управления, которые иначе не потрудились бы прочитать это.
AShelly
Очень интересно. +1
Стивен Эверс
1
Лучшая причина для однострочного резюме состоит в том, что занятые люди используют Blackberrys, чтобы поддерживать электронную почту, а отображение по умолчанию стоит всего несколько строк.
Дж.Б. Уилкинсон
2

Сосредоточьтесь на том, что вы пытаетесь общаться. Помогает ли каждое слово, которое вы использовали, донести ваше сообщение?

Старайтесь избегать прилагательных . Избегайте разглагольствования или чрезмерного объяснения. Используйте самую краткую фразу из возможных - не пытайтесь звучать впечатляюще, используя длинные слова и сложные фразы, где существует более простой вариант. Избегайте бодрых слов

Прочитайте « На письме » Стивена Кинга.

Бен Хьюз
источник
Избегайте наречий даже больше, чем прилагательных. Они почти всегда не имеют значения.
Дэн Розенстарк
1

Я использую меньше слов, которые, кажется, делают работу довольно хорошо.

серьезно, хотя ...

Старайтесь объяснять только те вещи, которые имеют отношение к делу, например, «загрузить файл», вместо того, чтобы вдаваться в подробности о том, КАК вы загружаете файл и проверяете ошибки при этом, и т. Д. И т. Д.

Муад'Диб
источник
1
  • Везде, где вы можете, используйте ссылку на существующую ссылку, когда требуется длинное объяснение, вместо того, чтобы включать полное объяснение в электронное письмо.
  • Подумайте о том, что получатель хочет сделать с информацией, и дайте им достаточно, чтобы сделать это. Большинство нехакеров не хотят знать больше, чем нужно для выполнения своей задачи, и любой, кто нуждается в большем, спросит вас.
  • Как правило, когда речь идет о нехакерах, любая электронная почта длиной более одной печатной страницы (около 600 слов) является слишком длинной. Либо сократите словоблудие, либо добавьте большую его часть к ссылке, на которую вы можете сослаться, или к документу, который вы можете прикрепить. Например, 2000 слов документации должны стать руководством, на которое вы ссылаетесь или прикрепляете к письму. Это упрощает обновление документации и контроль над ней!
HedgeMage
источник
1

Прочитайте Strunk & White's Элементы стиля

Я цитирую: «Энергичное написание является лаконичным. Предложение не должно содержать лишних слов, абзац не должно содержать лишних предложений, по той же причине, что на чертеже не должно быть лишних строк, а на машине нет лишних частей. Для этого не нужно, чтобы писатель делал все его предложения коротки, или что он избегает всех деталей и рассматривает свои предметы только в общих чертах, но это говорит каждое слово ".

Моя любимая строчка "Опускай ненужные слова".

альтернативный текст

Джей Биверс
источник
Прекрасная особенность этого принципа в том, что он применим и к коду.
Энди Лестер
0

Напишите краткое сообщение, и, по вашему мнению, людям могут понадобиться подробности, предоставьте гиперссылки на внешние вики-страницы из Википедии, eHow или даже страницы, написанные вами.

grokus
источник