Маленькие шаги для лучших конференций TCS?

61

Часто, когда мы принимаем участие в конференциях TCS, мы замечаем некоторые мелкие детали, о которых мы хотим, чтобы организаторы конференции позаботились. И когда мы организуем конференции, мы уже забыли это.

Отсюда вопрос: какие небольшие шаги мы могли бы легко предпринять для улучшения конференций TCS ?

Надеемся, что этот вопрос мог бы стать ресурсом, который мы могли бы перепроверять всякий раз, когда мы организуем конференции, чтобы убедиться, что мы не повторяем одни и те же ошибки снова и снова ...


Здесь меня интересуют относительно небольшие и недорогие детали - то, что организаторы конференции могли бы легко сделать, если бы они думали об этом вовремя. Например, это может быть полезная информация, которую можно заранее разместить на веб-странице конференции; гаджет на пять долларов, который может спасти день; что нужно учитывать при выборе ресторана для банкета; лучшее время для кофе-брейков; или ваш идеальный дизайн значков конференции.

Здесь мы можем охватить все аспекты организации конференций (включая подачу документов, программные комитеты, обзоры, местные мероприятия и т. Д.).


Это вопрос сообщества вики. Пожалуйста, опубликуйте одну идею на ответ, и, пожалуйста, проголосуйте за другие ответы, в зависимости от того, насколько они важны, по вашему мнению.

Юкка Суомела
источник
21
Один аспект, который до сих пор мало освещался в ответах: могут ли организаторы конференции что-то сделать, чтобы помочь аспирантам, которые впервые посещают конференцию и которые еще никого не знают?
Юкка Суомела
6
Это больше работа для советников и наставников аспирантов. Но, может быть, организовать какое-то мероприятие для аспирантов, чтобы они все могли встретиться, особенно если их не приглашают на банкет?
Питер Шор
3
Да, или даже, может быть, просто комната или несколько простых закусок для встречи аспирантов.
Суреш Венкат

Ответы:

48
  1. Снизьте цены : вы можете получить прекрасные закуски на $750конференции, проводимой в отеле, правда, но это имеет тенденцию отвлекать внимание от интеллектуальной атмосферы, которую вы можете получить с помощью $100конференции, проводимой в университете. Кроме того, вы не просто приглашаете людей, которые выступают с докладами. Разрешить студентам в университете посещать бесплатно;
  2. Космические параллельные сессии , так что люди действительно могут перемещаться между ними;
  3. Но также поощряйте взаимодействие между докладчиками и посетителями на параллельных сессиях заранее, чтобы параллельные сессии были также автономными сообществами. Это поощряет взаимодействие и чувство, что параллельные сессии продвигают обсуждение в их подполе вперед. Некоторые конференции (например, Немецкая лингвистическая конференция, DGfS) пришли к выводу, что все параллельные сессии должны быть независимыми семинарами.
Чарльз Стюарт
источник
11
Да, университетские конференции - это здорово. Они не только недорогие; к ним также, как правило, гораздо легче получить доступ (например, к общественному транспорту), и они обычно имеют более удобные помещения (хорошие аудитории, которые фактически предназначены для этой цели, работающие WLAN и т. д.).
Юкка Суомела
5
+1 из-за 1. конференц-зал отеля или бальный зал - ужасное место, чтобы услышать академический разговор. вместе с более дешевым жильем и выгодой для местных студентов, это было бы отличным решением. и конференции по теории не так велики, чтобы вызвать логистические кошмары.
Сашо Николов
6
Я полностью согласен с этим! Я действительно не вижу веской причины, по которой конференции проводились в дорогих отелях Лас-Вегаса !!!
Дай Ле
8
Одна из причин, по которой люди пользуются отелями, заключается в том, что зачастую очень трудно получить конференц-залы университета в середине учебного года.
Боаз Барак
3
Почему-то математические конференции намного дешевле, чем CS-конференции.
Борис Бух
39

Ограниченное количество столов / столов в тихой комнате

Проблема : не все будут посещать каждую сессию, и при этом не все будут останавливаться в отеле, в котором / в котором конференция является ближайшей / проводимой.

Решение : Несколько столов, столов, стульев в тихой комнате для спокойного чтения, письма, набора текста, просмотра, возможно, с электрическими розетками.

RJK
источник
2
Да, пожалуйста ! в конце концов, часть удовольствия от участия в конференции - это работа / общение с другими.
Суреш Венкат
2
тихая комната побеждает эту цель ... как насчет громкой комнаты? :)
Лев Рейзин
35

Отдайте флешки в качестве процедуры

Да, газеты находятся в Интернете, но на конференциях редко работает беспроводная связь в конференц-залах или в общественных местах. CD-ROMы являются современным электронным средством массовой информации, но большая часть людей имеет планшеты и нетбуки без CD-приводов. USB-накопители стоят меньше, чем грязь, и они работают практически с любым компьютером, имя которого не соответствует регулярному выражению «iP *».

Если вы не хотите предварительно заполнять каждый USB-накопитель электронным протоколом, пусть люди заполняют свои собственные бланки электронным протоколом, либо с ПК (или трех) на стойке регистрации, либо от коллеги, который уже выбросил их. придерживаться какого-то другого устройства.

Jeffε
источник
4
iP.*возможно?
Питер Тейлор
4
TCHS, а не Perl.
Джефф
7
Шаблоны глобусов не являются регулярными выражениями. :)
Юкка Суомела
5
или даже предоставить загрузки заранее. У меня недавно была именно эта проблема с компакт-дисками, так как на моем ноутбуке нет дисковода. Мне пришлось перенести на USB с одного из компьютеров конференции, а затем скопировать на свой ноутбук
Suresh Venkat
Хорошей идеей было бы предложить каждому участнику выбрать компакт-диск или предварительно заполненную флешку для USB. Я подозреваю, что компакт-диски все еще дешевле, и некоторые люди все еще могут их предпочесть.
Питер Шор
35

На веб-сайте конференции разместите простые, но подробные инструкции по проезду из аэропорта в отель для конференций на общественном транспорте .

Не предлагайте десятки вариантов - только один или два маршрута, которые просты и легки в использовании. Скажите, какие билеты купить, где, как и сколько это должно стоить. Убедитесь, что информация, которую вы публикуете, действительно актуальна и актуальна, особенно если конференция проводится летом.

(Возможно, было бы неплохо взглянуть на путеводитель «Одинокая планета», чтобы получить представление о том, какая информация полезна для тех, кто впервые посещает город.)

Юкка Суомела
источник
8
Это особенно важно, когда конференция проводится в неанглоязычной стране, и большинство участников не смогут читать инструкции, написанные на местном языке.
Робин Котари
8
В США есть несколько городов, где инструкции по выбору общественного транспорта в аэропорту достаточно сложны, чтобы понять, что они также могут быть на иностранном языке.
Питер Шор
32

Не планируйте разговоры на похожие темы одновременно.

Интуитивно понятный. Там нет оправдания для этого.

обкрадывать
источник
9
Это может быть довольно трудным делом, так как у каждого участника есть собственное определение подобного, поэтому разумным оправданием является то, что нет никакого способа обойти это. Но я согласен, что организаторы должны приложить все усилия, чтобы попробовать.
Питер Шор
30

Убедитесь, что WLAN действительно работает , даже если все участники конференции одновременно подключаются к нему во время перерыва на кофе.

Дальнейшее чтение:

Юкка Суомела
источник
27

Абстрактные буклеты.

Проблема : слушания сейчас в основном онлайн (хорошо), и я не хочу отрывать свой ноутбук, чтобы увидеть тему статьи.

Решение : Поставьте реферативные буклеты (некоторые конференции уже делают это). Это небольшой буклет, в котором перечислены тезисы в порядке презентации, и он является простым справочным материалом для определения того, о чем идет речь.

Примечание: это временное решение, пока мы все не носим с собой IPads :), но даже тогда объединение всех тезисов в одном месте очень удобно.

Суреш Венкат
источник
8
Как вариант, раздайте айпады посетителям. Разве это не экологический путь? :)
Михаэль Кадилхак
27

Календарь мероприятий конференции

Проблема : трудно отслеживать несколько сессий, и часто на большой конференции я не хочу присутствовать на всех выступлениях или хотел бы вести специальный список выступлений, на которые я иду.

Решение : Конференция должна как минимум предоставить файл календаря, который можно вставить в календарь Google или любое другое приложение для календаря, которое есть на телефоне / ноутбуке. Формат ICS довольно стандартный.

Примечание. Конференции могут пойти гораздо дальше - в KDD вы вошли на сайт социальной сети, связанный с конференцией, и могли экспортировать настраиваемый календарь на основе того, что вас интересует. Но для этого требуется больше инфраструктуры и денег, а это не входит в Сфера этого вопроса.

Суреш Венкат
источник
25

Избавьтесь от формата в 2 колонки и, как правило, упростите подготовку документов.

Прямо сейчас типичная бумага TCS имеет 4 различные версии:

1) Предварительная полная версия - это версия с полными доказательствами, над которыми вы работаете до подачи на конференцию, и которую многие публикуют в Интернете примерно в то же время, что и заявка.

2) Представленная версия - это версия, подготовленная наспех за пару дней до истечения крайнего срока, когда мы преобразуем красивую 30-страничную статью в менее читаемую 10-страничную статью + 20-страничное приложение путем копирования / вставки доказательств в приложения.

3) Готовая для камеры версия - это версия в формате двух колонок, которая фактически публикуется в конференции. Это достигается путем включения отзывов и мнений рецензентов, которые мы получили за это время, в представление или предварительную полную версию, а затем работает над тем, чтобы сделать его совместимым с уродливым шаблоном формата из 2 столбцов, предоставленным конференцией. (Я думаю, что есть более или менее универсальное согласие, что формат с двумя столбцами уродлив, и единственная причина, по которой он существует, - это пережиток не так давно дней печатного производства.)

4) Журнальная версия - это полная версия, которая также содержит приведенные выше отзывы и комментарии, а также результат другого прохода, который мы отправляем в журнал. По техническим причинам зачастую трудно поддерживать один и тот же текстовый файл для версий 3 и 4, что означает, что при создании этих двух версий необходимо дублировать работу.

Учитывая это, возможно, не удивительно, что многие статьи не доходят до стадии 4, и самая зрелая версия, которая остается, - это уродливый формат с двумя столбцами.

Я бы предложил следующие изменения:

1) Как сказал Эмануэль, представьте на конференцию полный предварительный документ (т. Е. Версию 1) при том понимании, что ПК не обязан читать после первых 10 страниц, и что они обычно могут использовать свое суждение, чтобы пропустить технические детали доказательств.

Это облегчает работу авторов (на одну версию меньше), а также ПК, поскольку, если они действительно хотят видеть доказательства, им не нужно искать их в приложениях, и они всегда могут смоделировать текущую ситуацию с помощью просто распечатав первые 10 страниц представления и игнорируя остальные. (Рассел Импальяццо однажды сказал, что в представлении не должно быть ограничения на количество страниц, а просто указание, что для x = 1,2,4,8, ... чтение первых x страниц должно заставить рецензента захотеть прочитать следующие x страниц. )

2) Для версии, готовой для камеры, используйте формат из 1 столбца с минимально навязчивым латексным шаблоном, который облегчит работу с тем же файлом.

На самом деле, я бы предложил (хотя это и более значительное изменение) сделать версию, готовую для камеры, настоящим «расширенным резюме», ограничив его 10 страницами в одном столбце. Учитывая, что ваша статья уже принята, и что версия с полными подробностями должна быть доступна в Интернете, вам не нужно тратить место на этих 10 страницах на объяснение более подробной информации или перечисление всех аргументов, почему ваша статья великолепна, и вы можете сосредоточьтесь на том, чтобы попытаться объяснить как можно проще основные идеи вашей работы. Я думаю, что статья в этом формате на самом деле будет ценным ресурсом и оправдывает наличие еще одной версии поверх полной / журнальной версии. Кроме того, я думаю, что тот факт, что версия конференции обязательно будет без подробных доказательств, побудит людей отправляться в журналы.

Боаз Барак
источник
6
Мне кажется, что единственная причина, чтобы ограничить длину версии, готовой для камеры, состоит в том, чтобы позволить журналу ссылаться на полную версию. Заставляет меня чувствовать себя еще более убежденным, что нам нужно вести весь журнал.
Суреш Венкат
5
Как я прокомментировал под ответом Эммануэль, я думаю, что меня должны попросить предоставить именно ту версию статьи, которую авторы хотят опубликовать в процессе. (Да, допустим раунд пересмотра.) Никто не любит просматривать статьи с двумя столбцами, поэтому избавьтесь от формата с двумя столбцами. Сохраняйте 10-страничные ограничения, поэтому обзор при нехватке времени остается нормальным.
Джефф
7
Формат с двумя столбцами гораздо легче читать, чем с одним столбцом на больших страницах. Если у вас есть одна строка текста мелким шрифтом на всей странице формата Letter или A4, это действительно довольно трудно читать. (Меньшие страницы намного лучше, но это не размер большинства конференций.) И в эпоху обработки текста форматирование двух столбцов или одного столбца действительно не должно быть проблемой вообще; длина определенно является более важной вещью, о которой нужно беспокоиться.
Питер Шор
3
«Если у вас есть одна строка текста мелким шрифтом по всей странице формата Letter или A4 ...» - тогда не делайте этого. Сделайте страницы меньше или шрифт больше.
Джефф
3
@Jukka: Итак (1) избавиться от печатного производства, (2) избавиться от ограничений страницы, (3) перейти к формату с 1 колонкой, 11 пунктов, с большим полем. Хорошая идея, но я думаю, тебе придется делать все эти вещи одновременно. Я ожидаю, что вам все еще нужно будет иметь какую-то более короткую версию для членов комитета. Другое дело, что раньше было так, что организации-спонсоры зарабатывали много денег, продавая копии в библиотеки. На этом основании вы можете встретить некоторое сопротивление (хотя библиотеки все равно переходят на электронные носители, это, вероятно, будет иррационально).
Питер Шор
24

Посоветуйте несколько хороших отелей участникам конференции

Я был на конференциях, где рекомендованный список отелей насчитывал более 10 отелей (или ни одного, с сообщением «это большой город со многими отелями, не стесняйтесь выбирать любые»). Хотя приятно иметь такой большой выбор, во-первых, это означает, что тот, кто не знает город, должен будет выбрать, какой из них является оптимальным для них. Во-вторых, это значительно снижает вероятность оказаться в том же отеле, что и многие другие участники конференции.

Вместо этого организаторы конференции, которые являются местными жителями и могут гораздо лучше, чем участники, оценить оптимальность отеля, могут порекомендовать что-то вроде 3 или 4 отелей максимум, исходя из их цены. Должен быть дешевый вариант для студентов и людей с низким бюджетом, а другой - для тех, у кого нет финансовых ограничений. Таким образом, многие посетители окажутся в одном отеле и смогут пообщаться во время завтрака, поехать на конференцию и обратно вместе и т. Д.

Иногда это предложение неосуществимо, когда отели в этом районе маленькие и заполнятся очень быстро. Я имею в виду направить это предложение на конференции, где возможно сделать такие рекомендации.

Робин Котари
источник
1
Что вы думаете о том, что местные жители могут оценивать оптимальность отеля гораздо лучше, чем кто-либо другой? Конечно, местные жители с меньшей вероятностью останавливались в отелях, чем посетители?
Питер Тейлор
2
Я имел в виду оптимальность с точки зрения расстояния до места проведения конференции, насколько доступен отель из аэропорта на общественном транспорте, насколько он доступен из центра города и т. Д. Кроме того, я думаю, что люди, которые часто приглашают гостей в свой университет, следят за местная гостиница Я помню, как меня спросили, каков был отель, когда я недавно посещал исследовательскую группу, чтобы они могли решить, рекомендовать ли его другим посетителям.
Робин Котари
1
Места проведения конференций не всегда находятся рядом с университетами, и в этом случае организаторы могут действительно не знать об отелях (например, соответствующие люди в MIT знают довольно немного об отелях, расположенных поблизости в Кембридже, но, возможно, не возле конференц-центра в Бостоне). ). Но я согласен, они должны приложить усилия, чтобы учиться.
Питер Шор
20

Не иметь несколько веб-сайтов для конференции.

Если существует много возможных URL-адресов, убедитесь, что все они перенаправляют в одно и то же место . Не пытайтесь поддерживать несколько сайтов, вручную копируя информацию из одного места в другое.

Это может показаться смешным - зачем кому-то создавать несколько веб-сайтов с разным контентом - но по какой-то причине это, кажется, происходит постоянно. Есть «официальный» веб-сайт с классным доменным именем и причудливым макетом, но его слишком сложно обновить; затем создается другой веб-сайт, и вскоре никто не знает, какой сайт проверять на наличие последней информации.

Людям не нужны модные веб-сайты; они хотят найти информацию .


(Если вы еще не видели этого, вот недавний пример: 1 , 2. )

Юкка Суомела
источник
20

Снизьте цены, но попробуйте включить банкет конференции в регистрационные сборы студентов .

Кажется, слишком часто студенты пропускают банкет по технической причине: регистрационный сбор не включает банкет. Их преподаватели и / или университеты были бы рады заплатить регистрационный сбор - что бы это ни было, и неважно, что оно включает - но по какой-то причине они отказываются покрывать любые «дополнительные» расходы.

Конференц-банкет может быть отличной возможностью для студентов познакомиться с людьми, и мне жаль студентов, когда они упускают эту возможность. Дополнительные расходы (помимо перелетов, отелей, регистрационных сборов и т. Д.), Как правило, незначительны, поэтому это в основном просто вопрос бюрократии.

Чтобы сохранить регистрационные сборы разумными, можно сэкономить деньги где-то еще - такие вещи, как сумки для конференций, гораздо менее важны. Вы также можете попытаться найти компанию, которая будет спонсировать ужин для студентов. И банкет не должен быть таким причудливым - отличная еда и отличное расположение были бы хорошим дополнением, но, в конце концов, социальный аспект - это самое главное.

Юкка Суомела
источник
1
Я думаю, что это против идеи удешевления конференций, о которой говорилось выше.
Каве
Гранты и работодатели не всегда покрывают банкеты и развлечения, поэтому включение их в регистрационный сбор проблематично. Также не каждый хочет пойти на банкет, поэтому заряжать его, для этого нет смысла. И это затрудняет получение точного количества посетителей, если все заплатили за банкет.
Роб
20

Есть студенческие представители

Чтобы ответить на дополнительный запрос Юкки, сделанный в комментарии к вопросу:

Привлеките двух (или более) человек - одного энергичного молодого исследователя (студент или аспирант) и одного привлекательного и чрезвычайно опытного академика (профессора) - для координации деятельности исследователей на ранних стадиях. Первый отвечал бы за планирование напитков и других общественных мероприятий, а второй мог бы предоставить карьеру и дать совет по исследованиям, возможно, на специальной конференции конференции или, возможно, за упомянутыми напитками. (Дополнительным третьим лицом может быть производственный контакт.)

RJK
источник
2
это еще одна интересная идея. спаривание имеет много смысла.
Суреш Венкат
20

Разместите печатную программу около двери комнаты (ей) сессии.

Звучит как обычная вещь, но по какой-то причине большинство конференций этого не делают. Это ничего не стоит, но было бы очень полезно для ответов на быстрые вопросы, такие как «Это сеанс, куда я хочу пойти?», «Во сколько заканчивается перерыв на кофе?» не глядя на абстрактный буклет.

Даниэль Маркс
источник
1
Хотя я согласен с тем, что это важно, я обнаружил, что большинство конференций, на которых я присутствую, уже имеют такую ​​практику (включая SODA)
Суреш Венкат
2
Возможно, расписание сессий было опубликовано в SODA в этом году, но я не помню, чтобы видеть список реальных выступлений, которые вы услышите, если войдете в комнату.
Даниэль Маркс
19

Представление конференции = arXiv ID.

В настоящее время конференция обычно представляет собой PDF-файл. Вместо того, чтобы просить людей представить PDF-файлы, мы могли бы просто попросить их ввести arXiv-идентификатор работы, которую они хотят представить.

[Конечно, документ arXiv должен быть отформатирован в формате конференции: прибл. 10 страниц текста + все недостающие детали в приложении.]

Это было бы относительно просто для реализации, и было бы много преимуществ:

  • Если статья принята, таким образом гарантируется, что версия с полными доказательствами где-то постоянно доступна . У нас никогда больше не будет типичной ситуации, когда документ конференции претендует на результат и ссылается на будущую версию журнала, которая никогда не появится.

  • Все результаты будут обнародованы гораздо раньше . Мы могли бы добиться более быстрого продвижения TCS, поскольку другие могли бы быстрее построить поверх предыдущей работы и снизить риск повторного изобретения колеса многократно параллельно. ArXiv дает надежные временные метки, поэтому никто не может украсть чужую работу.

  • Обзор будет более интересным, и будет меньше этических вопросов. Теперь вы будете просматривать что-то, что уже обнародовано. Вы уже вполне можете начать думать, как использовать результаты в своей работе, как их улучшить и т. Д.

  • Когда список принятых работ будет опубликован, будет просто добавить ссылки arXiv на все принятые статьи. Таким образом, люди уже могли взглянуть на документы, которые выглядят интересными задолго до конференции.

Очевидно, есть и недостатки. Размещение вашей статьи на arXiv занимает некоторое время. На самом деле вам нужно будет сначала зарегистрироваться в arXiv, затем спать на нем и завершить отправку конференции на следующий день (если это все еще выглядит хорошей идеей). Но я не думаю, что это обязательно будет плохо ...


(Конечно, теперь было бы также очевидно, что в печатных материалах или коммерческих издательствах будет очень мало необходимости. В конце концов, список принятых работ со ссылками arXiv - это, по сути, все, что нам нужно. Если кто-то действительно хочет Чтобы получить необычную книгу, местная университетская пресса могла бы справиться с ней по низкой цене. Но это становится не по теме - избавление от издателей - это не маленькое изменение, которое люди могли бы легко внедрить.)

Юкка Суомела
источник
10
Я нахожу много проблем с этим предложением. Во-первых, это действительно стирает различие между опубликованными и неопубликованными статьями. Во-вторых, я не думаю, что принуждение людей к публикации своих материалов до публикации обязательно принесет пользу сообществу; Я могу себе представить, что многие люди не будут этим заниматься. Это также обеспечило бы доступ к недетерминированным версиям статей, которые не очень понравились бы многим авторам. Одним из преимуществ текущего процесса рецензирования является возможность улучшения документов до того, как они появятся на публике. Это будет потеряно с вашим предложением.
Дейв Кларк
11
Я не возражаю против проведения конференций = список идентификаторов arxiv. Но я думаю, что должно быть возможно сохранить конфиденциальность представлений, а делать их, как идентификаторы arxiv, не позволяет этого.
Дэвид Эппштейн
4
@Jukka: я большой поклонник этой идеи, но должна быть оговорка о побеге для людей, которые хотят, по какой-либо причине, сохранить свои представления конфиденциальными. Среди других причин: нравится это или нет, алгоритмы патентоспособны. По крайней мере, в США у вас есть 12 месяцев с даты публичного раскрытия (любого рода), чтобы подать заявку на патент на любое изобретение. Компании явно заинтересованы в задержке раскрытия как можно дольше. Действующая система раскрывает информацию в первый день конференции; Ваша система требует раскрытия за шесть месяцев.
Джефф
4
Моя причина, по которой я хотел бы сохранить конфиденциальность материалов конференции, на самом деле не из-за секретности или из-за каких-либо опасений, что кто-то украдет мои идеи. Это потому, что я обычно предпочитаю не ставить вещи на архив (где они будут оставаться публичными по существу постоянно) до тех пор, пока они не пройдут хотя бы некоторую экспертную оценку. И когда я впервые представляю доклад на конференцию, он еще не имеет такого уровня рецензирования.
Дэвид Эппштейн
7
@ Дэвид: я знаю это чувство, но я не уверен, является ли это причиной или против этого предложения. :) Если авторы не уверены, что статья заслуживает публикации, то, возможно, рецензенты не должны тратить свое время на чтение газеты вообще ...? Может быть, мы могли бы чаще просить наших коллег прочитать наши рукописи перед тем, как отправлять их на конференции (или arXiv), чтобы материалы были более отточенными? Представления ArXiv могут способствовать этому.
Юкка Суомела
17

Не требуется «Одна полная регистрация на бумагу». Это запрещает студентам оплачивать регистрацию студентов, если у них есть авторская работа. Это серьезно оскорбляет многих, особенно потому, что эта политика обычно объявляется после принятия бумаги.

Конференции, которые сделали это недавно, включают ISAAC, IWOCA и COCOA.

Я полагаю, что причина для этого, особенно на конференции, не поддерживаемой профессиональным обществом, заключается в том, чтобы гарантировать определенную сумму дохода. Но на самом деле ответственность организатора состоит в том, чтобы определить разумные прогнозы состава студентов и преподавателей и соответственно зарегистрировать регистрацию.

Джон Иаконо
источник
Добро пожаловать, Джон! проверить тег ds.data-структура
Суреш Венкат
Кокон похож.
Деррик Столи
ISAAC 2011 нет.
Ёсио Окамото
16

Я подытожил несколько мыслей после организации ALGO 2009, см. Post Post ALGO post: этикет и этикет . Если мне нужно выделить только одну идею (еще не упомянутую в этой замечательной ветке): видимые, разборчивые теги имен , а также неоднократные, сильные сигналы от организаторов фактически их носить . В частности, я думаю, что организаторы могут попросить об этом шуток в программном комитете, приглашенных докладчиков и руководящий комитет.

Тор Хусфельдт
источник
4
Имена тегов также должны быть напечатаны на обеих сторонах на случай, если они развернутся.
Юрий
12

Публикуйте информацию о грантах и ​​старайтесь размещать их при регистрации

Было бы неплохо узнать, какие гранты доступны для студентов, новых постдоков и т. Д., До регистрации на конференцию и покупки авиабилетов. (Нет ничего более расстраивающего, чем узнать, что вам предложили грант на оплату посещаемости и проживания на целую неделю после того, как вы запланировали посещение на один день и забронировали авиабилеты и отели соответственно.)

Точно так же было бы неплохо получить грант во время регистрации, если это возможно, вместо того, чтобы получать чек или наличные по прибытии на конференцию, или, что еще хуже, через несколько недель после конференции, чтобы получить чек. Анти-бонусные баллы за конференцию в другой стране с другой валютой.

(Я был на одной конференции, где они не обрабатывали регистрационные платежи до дня конференции и возвращали чеки тем, кто получил гранты, так что есть альтернативные способы справиться с этим.)

обкрадывать
источник
12

Поставьте срок в пятницу. Это сделает многих значимых других счастливее.

Раду ГРИГОРЕ
источник
1
По пятницам в 5 часов вечера в любом часовом поясе, чтобы потом можно было выпустить пар в пабе :)
Suresh Venkat
11

Используйте специализированное программное обеспечение для управления подачей документов, назначением судей, получением отчетов судей, сбором оценки отзывов членов ПК и передачей результатов.

Программное обеспечение для управления конференциями в вики Edutech перечисляет некоторые опции.

Чарльз Стюарт
источник
5
Я не могу себе представить конференцию, не делающую этого в эти дни.
Дейв Кларк,
11
Кажется, что большинство конференций TCS в настоящее время используют EasyChair, и это очень хорошая вещь. Не потому, что EasyChair идеально подходит, а просто потому, что мне нужно изучить (и настроить) только одну систему.
Юкка Суомела
2
Кресло не идеальное. Лично я предпочитаю HotCRP с точки зрения рецензента.
Суреш Венкат
11

Не ограничивайте длину представлений. Вместо этого попросите авторов выделить свои точки на X страницах и сообщить им о длине готовых к работе версий. Хотя некоторые последние ПК смело сделали это, это пока не кажется стандартным.

Manu
источник
4
Мех. Я гораздо больше поклонник «Принимать (и рецензировать) статьи только в окончательном формате, готовом к работе с камерой», или, что то же самое, «Не принимать статьи, которые не будут опубликованы». Конечно, если у окончательного формата, готового для камеры, нет ограничения на количество страниц, у нас все хорошо.
Джефф
1
Действительно ли банкротство конференций будет иметь ограничение по количеству посещений или их отсутствие?
Питер Шор
6
Это не может обанкротить конференции, но это обанкротит читателей! Я считаю, что большинство статей улучшается за счет сокращения их до более коротких (до определенной точки, приблизительно 10-12 страниц в формате ACM с двумя столбцами).
Сэм Тобин-Хохштадт
Для некоторых областей доказательство теории) трудно вписать представление в 15 страниц. Тем не менее, рецензенты и редакторы должны читать материалы (и делать это без компенсации).
Роб
11

Уменьшите количество последовательных разговоров. Три получасовых высокотехнологичных разговора, следующих сразу за другом, безнадежны. Никто не может сосредоточиться так долго без перерыва. В идеале должен быть перерыв после каждого разговора.

Доминик Маллиган
источник
4
Но имеет ли смысл вести полчаса разговоров? Разве 15 + 5 минут на разговор более чем достаточно для рекламы вашей работы? Вы можете рассказать, в чем заключалась проблема, которую вы изучали, что было известно до вашей работы, чего вы достигли, что еще открыто, и привести примеры технических приемов, которые вы использовали в своих доказательствах. Если это звучит интересно, люди могут прочитать подробности в вашей газете; проходить скучные технические приемы на самом деле не нужно. (На самом деле, 15 минут уже достаточно, чтобы утомлять зрителей ...)
Юкка Суомела
@ Юкка Суомела. Я согласен. Я бы сократил время, выделяемое на каждого оратора, а также установил бы десятиминутный перерыв между каждым выступлением, чтобы ходить и ходить.
Доминик Маллиган
11

Запишите разговоры / лекции и сделайте видео доступными в Интернете.

Кава
источник
Я сочувствую этому, но больше читаю газеты, чем посещаю презентацию. Преимущество бесед - прямое взаимодействие с автором в вопросах или разговорах после.
Роб
1
@Rob, запись будут делать все люди, которые хотят смотреть выступление, особенно люди, которые не могут его посещать (из-за конфликтов времени или по другим причинам). Никто не обязан это делать, и это не ограничивает как вы можете общаться с автором, если вы посещаете разговор.
Каве
Разве FOCS не делает это?
rahulmehta95
11

Во время разговоров отображайте в электронном виде время, оставленное докладчику (см., Например, видео выступлений TED). Я использовал простое Java-приложение в полноэкранном режиме, чтобы сделать это на прошлой конференции, на которой я председательствовал: было бы глупо делать это «вручную», следя за часами и используя бумаги с «10 миллионов осталось», «осталось 5 миллионов» "," Осталось 1 мин ", написано" ЗАКОНЧИТЬ СЕЙЧАС ".

Бонус: отображение времени израсходования в цвете мигает после завершения таймера.

Джереми
источник
Я попытался сделать это один раз, и понял один недостаток: я не мог использовать свой ноутбук тогда :)
Суреш Венкат
1
Мой ноутбук уже делает это, когда я говорю.
Джефф
Председатель сеанса может сидеть в первом ряду и использовать lasr.cs.ucla.edu/geoff/countdowntimer.html, если Wi-Fi конференции работает.
Питер Бут
1
Суреш: здесь то же самое, поэтому организаторы конференции должны иметь по одному на комнату, а не на стулья ... :)
Джереми
Почему глупо использовать листы бумаги стоимостью менее 1 цента вместо ноутбука за 1000 долларов?
Джефф
9

Сделайте футболки конференции, используя большую коллекцию фигур из бумаг. (ACM SCG делал это дважды за 25 лет; знаете, какие еще конференции были?)

Джек
источник
12
Я думаю, что футболки и другие вещи - пустая трата денег. Я заканчиваю тем, что раздаю пожертвования на конференцию, которые я получаю на благотворительность.
Роб
8
Создание общественного духа не пустая трата денег.
Джефф
18
Мне нравятся футболки, и я ношу их дома и на других конференциях (если они не белые - мне безразличны белые футболки). На самом деле, я ношу один сейчас. Я предпочитаю их сумкам или ручкам, которые так часто попадают в эти вещи. Я думаю, что когда люди их носят, это заставляет их сильнее чувствовать, что есть сообщество, к которому они принадлежат, и поэтому повышает вероятность того, что они вернутся на ту же конференцию в следующий раз.
Дэвид Эппштейн
@JeffE Я не вижу конференций, сумок, кофейных кружек и т. Д. Как построение духа сообщества. Это даже не имеет смысла для большой конференции с людьми, работающими в разных областях исследований.
Роб
«Это даже не имеет смысла для большой конференции с людьми, работающими в разных областях исследований». Я не думаю, что настоящая проблема в футболках!
Джефф
8

Если вы используете конференц-сумки, сделайте их пригодными для повторного использования или повторного использования:

Если вам нужна сумка для владельцев регистраций, то вы выдаете слишком много вещей - все просто выбрасывают ее, и часто в отелях даже нет утилизации бумаги! Тем не менее, если вы пользуетесь тканевой сумкой, выбирайте полезный дизайн, например, сумку для покупок. Если вы используете пластиковый пакет, то попросите отель предоставить пластиковые мусорные баки.

анонимное
источник
8

Включите среди важных дат дату специальных приглашений.

Иначе, как долго авторы должны ждать?

Manu
источник
7

Иметь разумные сроки:

  1. Сроки подачи заявок . Я понимаю, что существуют разные причины для разных сроков подачи заявок, например ненадежные серверы, которые требуют личного внимания. Тем не менее, каким бы ни был крайний срок, опубликуйте его четко и переведите его в знакомый часовой пояс для большинства ваших отправителей (например, по восточному времени или по восточному времени в США). Хорошая философия для веб-сайтов конференций заключается в том, что если вы можете сохранить n человек для каждого 1 поискового запроса, то сделайте это!

  2. Сроки регистрации: Для сроков ранней регистрации единственным разумным сроком является конец дня в любом часовом поясе. Это то, что объявляется в блогах и попадает в календари. Там нет причин, чтобы сделать это 3 вечера ET (хм).

анонимное
источник
7

Поощряйте CouchSurfing как жилье

Я не говорю, чтобы привязать людей к CouchSurf , однако представьте, что с рекомендацией отеля вы добавите страницу, где местные исследователи (или студенты, так как я думаю, что это будет в основном использоваться студентами) могут опубликовать сообщение «Я могу принять очень много людей». , Напиши мне".

Только люди, готовые сделать это, будут использовать это. Например, для студентов, собирающихся на конференцию, это может быть хорошим способом:

  • Понизьте входные билеты (вы не платите за проживание) (для couchsurfer)
  • Не случайный CouchSurfing, знакомьтесь с людьми из области, лучше взаимодействуйте (и для couchsurfer и для хозяина)
  • Посетите места, чтобы увидеть в городе с кем-то, кто знает это, наслаждайтесь этим в полной мере.

Я полагаю, что это может быть много работы с нуля, однако может быть возможно иметь организацию, специализирующуюся на CS, чтобы сделать это для организатора конференции, так как она делает для них некоторую рекламу без особой работы. Беспроигрышная.

Я знаю, что это не будет использоваться каждым, но я полагаю, что те, кто использует это, действительно извлекут выгоду из этого (личный опыт, я всегда прекрасно проводил время CS).

Гопи
источник
6

(это не характерно для конференций TCS, но будет работать для лучших конференций в целом)

Хорошая идея, которую я увидел на математической конференции для молодых исследователей, состоит в том, чтобы попросить каждого участника написать короткое «заявление об исследовании» - в случае младших участников, у которых пока нет особых результатов, описание интересов будет в порядке. Затем, за некоторое время до конференции, заявления публикуются на веб-странице. Рабочий пример этого: http://bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf (конференция по геометрической теории групп)

Я думаю, что это было бы особенно полезно для начинающих участников, страдающих от проблемы «Я здесь никого не знаю», но и с другой стороны, так как даже студенты больше не являются анонимной массой. Конечно, это вполне выполнимо для небольших конференций / семинаров, а не для мероприятий на 400 человек, но, тем не менее, я думаю, что это стоит реализовать.

Марчин Котовски
источник