Злоупотребление электронной почтой Outlook - Руководство по этикету электронной почты?

11

Я потратил много времени на выполнение почтовых миграций для компаний, которые либо слишком мало занимались вопросами ИТ, либо не работали полный рабочий день для решения распространенных проблем. В результате политики, регулирующие использование электронной почты и лучшие процессы, так и не были введены. Конечные пользователи в этих средах не являются техническими и склонны противостоять изменениям.

Я определенно понимаю механизм изменения / перемещения / обновления почтовых платформ. В большинстве случаев я помогаю фирмам переходить с POP3 или IMAP на основе Linux на Microsoft Exchange. Этот тип движения выставляет множество вредных привычек пользователя.

Мое беспокойство касается не только дискового пространства, связанного с проблемами накопления электронной почты, с которыми я сталкивался в прошлом ; всегда есть один в каждой компании . Речь идет о проблемах и злоупотреблениях, которые я обычно вижу, когда работаю с конкретной фирмой.

Во время последней миграции я увидел:

  • Пользователи, которые CC:сами на каждое письмо (предположительно, как способ отслеживать темы сообщений?).

  • 300 мегабайтных сообщений в папке « Отправленные »?!?

  • Люди, которые отправляют Outlook, читают квитанции на каждое исходящее сообщение.

  • Пользователи, которые поддерживают подпапки для каждого контакта, которому они соответствуют. Иногда вручную. Иногда с очень нарушенными правилами на стороне клиента.

  • Чрезмерная организация подпапок . (некоторые папки с одним сообщением).

  • Подпапки в папке « Входящие» (я не уверен, что это плохая практика, но она кажется неправильной).

  • Бесплатное использование приоритетных флагов. Все имеет большое значение!

  • 4+ года электронной почты в папке « Отправленные ».

  • 25 000 или более элементов в папке « Входящие» (большой процент непрочитанных).

  • 15 000 или более сообщений в папке « Удаленные ».

  • Пользователь с 24 000 элементов в папке « Черновики »! (результат неправильного применения правила на стороне клиента).

  • Автоархивы растут из-под контроля.

Как это произошло?

  • Является ли электронная почта относительно новой, и пользователи не знают, как ее правильно использовать?
  • Это проблема пользовательского интерфейса, когда папка « Удаленные » - это просто система хранения с одним ключом ?
  • Администраторы не вносят свой вклад, чтобы мягко помочь исправить действия?
  • Если у пользователей возникают проблемы с обычной электронной почтой, как мне решить задачу обучения их ответам об отсутствии на работе и работе с групповым календарем (глотком)?

У меня вопрос, есть ли стандартный набор руководящих принципов о том, как управлять своей электронной почтой? (даже брошюра?)

Проблемы с обучением пользователей, как правило, замедляют эти развертывания, потому что я изменяю рабочий процесс, к которому люди приходят разными способами. И когда это затрагивает людей на всех уровнях / ролях организации, кажется, что нет никакого стандарта в месте.

ewwhite
источник

Ответы:

9

Подобные ситуации являются результатом нескольких факторов:

  • Нет формализованного обучения использованию почты
  • Передача на основе народной мудрости общих задач, таких как правила отпуска и способы настройки автоматических файлов.
  • Отсутствие боли, чтобы ничего не удалять

В наши дни мы не совсем в том состоянии, когда большинство всей рабочей силы занимались электронной почтой всю свою карьеру, но это происходит. Но мы определенно преодолели 50% отметки для людей, которые занимаются этим уже более десяти лет, так что там много плохой прошлой практики.

В последней среде Exchange, с которой я был связан, были все эти проблемы. Отчасти это произошло из-за определенного меньшинства, которое настаивало на не-Outlook интерфейсах с Exchange, которые имели .... побочные эффекты. Частично это было результатом случайного колебания, пока оно не выглядело вправо, а затем оставалось в покое в течение пяти лет.

Управление электронной почтой - это очень личное дело, и «Человек» вынужден с самого начала подавать документы просто так, потому что в какой-то глупой брошюре говорится, что так и должно быть, и это не встречается тепло. В средах с очень крошечными квотами на почтовые ящики вы получаете PST-файлы необычного размера, которые выглядят так же, как ваш пример слишком многих папок.

Где мы привыкли проводить время, обучая пользователей, были:

  • Папка «Удаленные» не является шкафом. На самом деле, пусто! Вот как настроить процесс автоматического удаления ...
  • При настройке правила отсутствия на работе вот несколько рекомендаций.
  • Это то, что вы можете сделать, когда получаете письма «ваш почтовый ящик слишком большой».

Короче говоря, мы сосредоточились на областях боли. Нам было все равно, создает ли пользователь одну папку в день, чтобы поместить дневную корреспонденцию, или он просто оставляет все в папке «Входящие» и ищет, когда ему что-то нужно (в стиле gmail!).

  • Удаленные элементы У нас действительно были пользователи, которые немного раздражались, когда во время миграции мы выполняли общесистемную очистку удаленных элементов. Итак, мы написали некоторые вещи, чтобы не использовать мусорное ведро в качестве шкафа для хранения документов.
  • Правила отсутствия на работе Гранд-старшие сисадмины устали обрабатывать запросы службы поддержки по отмене настройки плохо написанных правил OO, поэтому мы провели некоторое обучение тому, как настроить хорошее.
  • Почтовый ящик слишком большой У нас были почтовые квоты, потому что мы должны были. Итак, мы написали документ о том, как остаться. Со временем наши частые летчики изменили свои способы сохранения почты.

Мы применяли только следующие стандарты:

  • Держите свой почтовый ящик ниже определенного размера (вот несколько способов сделать это)
  • Не надоедать с ОО сообщениями
  • Не выдавайте свой почтовый пароль даже своему секретарю. Мы имеем в виду это. Вот как вы делегируете ...
sysadmin1138
источник
Как насчет отправки больших файлов? Делаете ли вы что-нибудь, чтобы облегчить хранение вложений?
2013 года
1
@ewwhite Helpdesk FAQ о наших максимальных размерах. Мы попытались отразить то, что большие системы позволили минимизировать трения («Вы даже не можете отправить его в Google, так почему вы жалуетесь?»).
sysadmin1138
Кроме того, что вы сделали, чтобы препятствовать отправке почты на удаленные элементы?
13
2
@ewwhite Во-первых, мы всех перенесли на Exchange 2007, который сбросил все мусорные баки. Кий плач и скрежет зубов. Наши сотрудники службы поддержки провели время, обучая самых крупных гнашеров, и помогли им лучше настроить сортировку и автоматическое архивирование. Во-вторых, каждый раз, когда кто-то жаловался на недостаточную почтовую квоту, мы отправляли миньона, чтобы посмотреть; и если у них не было автоматического архивирования, мы помогли им сделать это. Конечно, много рук, но штатные профессора этого требуют.
sysadmin1138
2

Мне нравится эта аналогия вашего почтового ящика дома, чтобы попытаться иметь дело с «плохими» пользователями электронной почты.

Вы не оставляете весь свой нераспечатанный спам в своем почтовом ящике, не сохраняете счета, фотографию своей племянницы в зоопарке или что-то еще там. Вы берете его и либо выбрасываете, либо кладете в другое место для безопасного хранения. Относитесь к почтовому ящику электронной почты так же, как к домашнему почтовому ящику.

При этом, обучение пользователей и надлежащее обучение проходит долгий путь. Мы устанавливаем ограничения для почтовых ящиков в разумных пределах и сопоставляем ограничения на размер отправляемых и получаемых сообщений с размерами Google, чтобы избежать проблем. Независимо от этого, всегда будет один пользователь, который думает, что все «должно просто работать» без необходимости иметь с ним дело (т.е. очищать ваш почтовый ящик в какой-то момент в течение многих лет накопления).

биты хоста
источник
1
Интересный. Каковы текущие ограничения Google Gmail?
Ewwhite
В прошлый раз, когда я проверял, они были 25 МБ, чтобы отправить / получить. Ранее у нас было установлено значение 10 МБ, что вызывало проблемы, когда клиенты получали сообщения из gmail или его размещенных доменов.
HostBits