Я потратил много времени на выполнение почтовых миграций для компаний, которые либо слишком мало занимались вопросами ИТ, либо не работали полный рабочий день для решения распространенных проблем. В результате политики, регулирующие использование электронной почты и лучшие процессы, так и не были введены. Конечные пользователи в этих средах не являются техническими и склонны противостоять изменениям.
Я определенно понимаю механизм изменения / перемещения / обновления почтовых платформ. В большинстве случаев я помогаю фирмам переходить с POP3 или IMAP на основе Linux на Microsoft Exchange. Этот тип движения выставляет множество вредных привычек пользователя.
Мое беспокойство касается не только дискового пространства, связанного с проблемами накопления электронной почты, с которыми я сталкивался в прошлом ; всегда есть один в каждой компании . Речь идет о проблемах и злоупотреблениях, которые я обычно вижу, когда работаю с конкретной фирмой.
Во время последней миграции я увидел:
Пользователи, которые
CC:
сами на каждое письмо (предположительно, как способ отслеживать темы сообщений?).300 мегабайтных сообщений в папке « Отправленные »?!?
Люди, которые отправляют Outlook, читают квитанции на каждое исходящее сообщение.
Пользователи, которые поддерживают подпапки для каждого контакта, которому они соответствуют. Иногда вручную. Иногда с очень нарушенными правилами на стороне клиента.
Чрезмерная организация подпапок . (некоторые папки с одним сообщением).
Подпапки в папке « Входящие» (я не уверен, что это плохая практика, но она кажется неправильной).
Бесплатное использование приоритетных флагов. Все имеет большое значение!
4+ года электронной почты в папке « Отправленные ».
25 000 или более элементов в папке « Входящие» (большой процент непрочитанных).
15 000 или более сообщений в папке « Удаленные ».
Пользователь с 24 000 элементов в папке « Черновики »! (результат неправильного применения правила на стороне клиента).
Автоархивы растут из-под контроля.
Как это произошло?
- Является ли электронная почта относительно новой, и пользователи не знают, как ее правильно использовать?
- Это проблема пользовательского интерфейса, когда папка « Удаленные » - это просто система хранения с одним ключом ?
- Администраторы не вносят свой вклад, чтобы мягко помочь исправить действия?
- Если у пользователей возникают проблемы с обычной электронной почтой, как мне решить задачу обучения их ответам об отсутствии на работе и работе с групповым календарем (глотком)?
У меня вопрос, есть ли стандартный набор руководящих принципов о том, как управлять своей электронной почтой? (даже брошюра?)
Проблемы с обучением пользователей, как правило, замедляют эти развертывания, потому что я изменяю рабочий процесс, к которому люди приходят разными способами. И когда это затрагивает людей на всех уровнях / ролях организации, кажется, что нет никакого стандарта в месте.
источник
Мне нравится эта аналогия вашего почтового ящика дома, чтобы попытаться иметь дело с «плохими» пользователями электронной почты.
Вы не оставляете весь свой нераспечатанный спам в своем почтовом ящике, не сохраняете счета, фотографию своей племянницы в зоопарке или что-то еще там. Вы берете его и либо выбрасываете, либо кладете в другое место для безопасного хранения. Относитесь к почтовому ящику электронной почты так же, как к домашнему почтовому ящику.
При этом, обучение пользователей и надлежащее обучение проходит долгий путь. Мы устанавливаем ограничения для почтовых ящиков в разумных пределах и сопоставляем ограничения на размер отправляемых и получаемых сообщений с размерами Google, чтобы избежать проблем. Независимо от этого, всегда будет один пользователь, который думает, что все «должно просто работать» без необходимости иметь с ним дело (т.е. очищать ваш почтовый ящик в какой-то момент в течение многих лет накопления).
источник