Поиск времени для важных, но не срочных задач [закрыто]

Хорошо, это не технический вопрос, но я думаю, что он относится ко многим системным администраторам, особенно в небольших магазинах.

Существует множество задач, которые не связаны с проектом или повседневными операциями, которые не добавляют видимой ценности для организации, но, тем не менее, важны. Я думаю о таких вещах, как документирование сети или процессов, исследование этого нового инструмента / технологии / процесса, разработка подчиненных, подача документов.

Все это важно, но поскольку они не попадают в таблицу Ганта или не приводят к тому, что ваш босс кричит на вас, если вы пропустите это, другими можно пренебречь.

Как вы убедитесь, что вы покрываете их?

Я пытался добавить их в свою систему управления задачами, планируя повторяющиеся встречи в моем календаре для таких вещей, как «Исследование новых технологий». Но их очень легко игнорировать / вычеркивать на этой неделе и т. Д.

PS Мне нравится тег calendar-management, как говорят ребята из Manager-Tools : вы можете управлять своим календарем, но время постоянно, вы не можете управлять им, чтобы создавать больше / меньше или изменять, как быстро / медленно он проходит.

Поскольку это субъективно, я подумал, что просто выброшу те, которые мне больше всего помогают. Все они могут быть найдены в другом месте, написано "Как добиться большего в управлении временем!" статьи и т. д. Они как раз то, что мне помогает . Они не обязательно могут помочь вам.

т.е. твой пробег может меняться.

Кроме того, хотя они не обязательно являются прямым и кратким ответом на поставленный вопрос, я полагаю, что при их использовании они в целом способствуют улучшению управления временем, что напрямую помогает мне освободить некоторое время для завершения эти важные, но не срочные задачи.

1.) Обучите всех выполнять свою работу. Смысл; если вы в команде из 5 человек, и есть один парень, который знает MS Exchange, один парень, который знает LAN, маршрутизацию и т. д. Одна девушка, которая знает AD и ядро ​​MS Administration, и один парень, который знает Linux / Unix, и вы ' re LAN / маршрутизатор чувак .. Распространите свои знания вокруг. Возможно, девушка из AD хочет знать, как работает протокол связующего дерева. Возможно, парень из Exchange хочет знать, как его пакеты попадают из «a» в «b», «c» и обратно. Работайте с ними, чтобы обучить их хорошим базовым знаниям. Делая это, вы будете более склонны обращаться к ним за помощью, когда вы затоплены и сможете Кажется, у нас нет времени для того, чтобы сделать небольшой, но важный материал, такой как документация и список проекций обновления оборудования, вашему боссу, который ему нужен, о, скажем .. Вчера. Если вы проделали хорошую работу по обучению своих коллег, тогда вы можете попросить и ожидать большой помощи в перемаркировке этих портов коммутации или проверке SNMP на ваших устройствах и том, что они все подключены к вашей системе мониторинга.

При этом, будьте в равной степени готовы учиться на некоторых из их работ, а также по уважительной причине. Это поможет вам понять, откуда они берутся, и даст им широту, которая вам тоже нравится.

2.) Установите «расписание электронной почты» для себя и ограничьте проверку электронной почты определенным временем дня. Скажем четыре или около того, если вы работаете в очень насыщенной и загруженной среде электронной почты. Сосредоточьтесь на том, что непосредственно относится к вам, а что требует немедленного внимания. Придерживайтесь графика «проверить электронную почту в это время».

3.) Разбейте задачи на куски кратковременного времени, которое нужно на них потратить. Т.е. многозадачность, но не работай слишком усердно над одной задачей и не втягивайся в нее и не сгорай. Работайте над этим около 20-30 минут, затем переходите к чему-то другому. Поддержание вашего интереса является критически важным для успешной многозадачности. для нас слишком легко увязнуть в устранении неполадок WSUS и потратить часы на поиск одного неуловимого шестнадцатеричного кода ошибки за другим.

4.) Делайте перерыв время от времени. На самом деле встать и ходить вокруг. Получить кровь течет. Иди принеси воды. Очистите свою голову (то, на чем вы только что сосредоточились) и подумайте о чем-то еще. Вы будете удивлены, насколько это освежает и насколько хорошо и быстро это поможет вам сосредоточиться на следующей задаче.

5.) Проверьте ресурсы в Интернете для управления проектами. Там обычно есть отличные советы и хитрости, которые напрямую касаются вопросов, подобных вашему, наряду с общими навыками управления временем. Вы были бы удивлены.

6.) Это будет звучать странно, но работать на ленивость. Узнайте, как автоматизировать, автоматизировать, автоматизировать. Не тратьте свое время на повторение заданий снова и снова. Узнайте, как сделать это с помощью скрипта, если можете. Я полагаю, что правильный способ сказать это будет «работать умнее, а не усерднее».

7.) Используйте ПРОСТОЙ список дел, разбитый на ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Расставьте приоритеты в задачах аналогичным образом: «критические», «некритические» и «долгосрочные». Придерживайтесь списка. Обновите его, не позволяйте ему устареть. Сделайте это первым делом, которое вы делаете каждое утро, и последним, что вы обновляете перед уходом. Это делает чудеса для непрерывности мысли и т. Д.

8.) Если вы работаете в организации, насыщенной собраниями, и обнаруживаете, что ваше время тратится на тонны бессмысленных собраний каждую неделю, используйте эту философию; Если вы приглашены на встречу, относится ли она непосредственно к вам, или вы являетесь основным заинтересованным лицом? Если нет, подумайте, как лучше провести время. Особенно, если вы получите по электронной почте краткое изложение протокола собрания. Приглашения на собрания обычно (по электронной почте) приходят с опциями «Принять, Предварительно, Отклонить». Не бойся, ты можешь их использовать.

При посещении собрания, если нет четкой повестки дня или графика, отображаемого в первые пять минут, немедленно покиньте собрание. Убирайся. 9 раз из десяти он будет болтаться около часа, без смысла. Это равносильно отправке команды людей в продуктовый магазин без списка. То, с чем они выйдут, будет смесью продуктов питания. Очень похоже на то, с чем вы выйдете из этой встречи.

В любом случае, опять же, посмотрите ссылки на ПМ в интернете. Они того стоят.

НТН ..

Getting Things Done - отличная книга, очень полезная, даже если вы не внедрили полную систему. GTD - очень долгое обязательство, не перегружайтесь.

Вот краткое введение в GTD.

Но ни одна система не идеальна. Очень легко упустить из виду, ПОЧЕМУ вы пытаетесь организовать, если ваша организационная система занимает все ваше свободное время.

Карта не территория.

Для более специфичной для домена книги просмотрите: Управление временем для системных администраторов от Limoncelli. Который предоставит еще несколько проницательных советов.

Я лично также использовать todo.sh . Какой отличный скрипт todo bash. Это также единственный известный мне bash-скрипт, который тестируется модулем и находится под контролем версий.

Я обнаружил, что лучший способ позаботиться об этих задачах - это создать систему планирования, чтобы А) вы не тратили все свое время на повседневные проблемы, которые возникают, и Б) вы резервируете время для документации и других вопросов бэк-офиса, которые должны быть решены.

В этом свете я бы настоятельно рекомендовал « Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена . Его система управления постоянно меняющимися списками TODO хорошо согласуется с тем, как работают администраторы и менеджеры. Я использую его уже 3 года, и мое время гораздо более продуктивно, и я никогда не чувствую, что не могу справиться со всеми этими маленькими проблемами, которые должны быть решены.

Извините, если это похоже на рекламный ролик, но его книга действительно очень полезна.

Мне нравится техника «справляйся только один раз»: по возможности избавляйся от дел из своего списка дел как можно скорее.

• Когда вы получите какую-то форму от HR в свой почтовый ящик, сделайте это немедленно и отправьте обратно.
• Если вы заполняете табели в своей компании, как только вы начинаете, не останавливайтесь, пока это не будет сделано.
• Для документирования процессов, в следующий раз, когда это будет немного медленнее, и вы выполняете этот процесс, наберите его по мере необходимости (или обновите документ, если это необходимо).

Для других задач по документированию, даже если они добавляют немного времени к работе, вы должны привыкнуть к их выполнению. Например, если у вас есть таблица подключений коммутатора / коммутационной панели, вам нужно время, чтобы обновить ее, когда вы вносите изменения, иначе вы потратите больше времени, чтобы разобраться. Точно так же мы держим наши патч-панели очень аккуратными с большим количеством липучки, и нам потребуется немного больше времени, чтобы заново сделать всю липучку, когда мы меняем патч-соединение, но это того стоит, потому что вы можете видеть, где все находится.

Как насчет замены «Исследования новых технологий» более конкретными предметами, например

Потратьте 15 (или 30) минут на изучение SELinux и постарайтесь ответить на один из:

• Как мне это установить?
• Какой режим работы лучше всего подходит для моей среды и как мне его настроить?
• Как мне интерпретировать его записи в журнале?
• Как мне создать правила?

Аналогично для «Документирования сети» и т. Д.

Мне нравится «личная организация» как прозвище для такого рода вещей.

Здесь есть две разные вещи. Первое - это создать систему и быть достаточно дисциплинированным, чтобы ей следовать. Есть тонна систем там .. GTD получает много прессы. Лично я использую гибрид Франклина и ГТД. Имейте структуру, чтобы захватить вещи, которые вам нужно сделать, и позволить вам легко расставить приоритеты и запланировать их. Я подозреваю, что это то, где вы ломаетесь ... как вы заметили, вы планируете, а затем вычеркиваете.

Второй заключается в том, чтобы в этих рамках было так, чтобы материал Quadrant 2 ( важный, но не срочный ) действительно привлекал внимание. Квадрант 2 - это место, представляющее реальную и длительную ценность для организации (и для вас лично), и обычно ему уделяется недостаточно внимания.

Вы можете начать с того, что не будете думать (или называть) их задачами "я" ... если они не важны для организации, вы не должны выполнять их в рабочее время. Если они есть, их нужно как-то сложить в микс. Если они действительно о вас .. применять те же принципы в свое время.

Лучший способ, который я нашел, - относиться к этим вещам как к любому другому проекту . Любая хорошая система персональной организации имеет процесс захвата и включения задач из проектов. Возьмите аморфный идеал (скажем, «Конфигурация сервера документов») и разбейте его на наименьшие задачи (создание пустого документа, сетевая конфигурация документа, общие папки и т. Д.), К которым вы можете приступить. Затем включите некоторые из этих задач в свой ежедневный / еженедельный план и найдите способ каждую неделю выполнять эти маленькие кусочки. Обратите внимание, что я говорил каждую неделю, а не каждую неделю. Это похоже на восстановление ... сегодня все, что имеет значение, сегодня вы работаете в своей системе, а завтра беспокоитесь о завтрашнем дне.

Это не поможет вам, но это только начало. В конце концов, это относительно небольшое расширение дисциплины для поддержания системы. Но это та часть, которая превращает вас из «выполнения работы» в «улучшение».

РЕДАКТИРОВАТЬ - ответить на комментарий от оригинального автора.

Будьте ясны - это обсуждение НЕ о тех пунктах, которые имеют «низкую организационную ценность». Вы не должны тратить время на неважные задачи, если вам больше нечего делать. Эта дилемма (и мой ответ) о задачах, которые имеют высокую организационную ценность, но не чувствительны ко времени.

Еще одна стратегия, о которой я вспомнил, размышлял над комментарием. Я обнаружил, что практически все задачи Quadrant 3 (высокая срочность, низкая важность) можно просто игнорировать или откладывать до тех пор, пока они не станут удобными. Хитрость заключается в том, чтобы знать, какие срочные предметы важны, а какие нет.

Я думаю, что это очень важная вещь, с которой нужно бороться, это то, что вы делаете хорошую сегментацию задач,

Нарисуйте круг, разделенный на четыре поля, для каждого поля в круге укажите атрибут

1. VI- LU Очень важно, менее срочно
2. VI - VU Очень важно, очень срочно
3. LI - VU Менее важно, очень срочно
4. LI - LU Менее важно, менее срочно

Тогда Вы можете хорошим способом сегментировать задания и выполнять перекрестную работу для лучшей картины, где время прошло. Как-то раз я сказал себе на двоих из задачи VI LU. Вы можете забрать одну LI - LU.

В целом они сказали, что первая позиция в моем списке должна быть адресована инвесторам, владельцам и людям, которые принимают важные решения, но не спешат,

2-й шаг - для топ-менеджеров, чья работа - поджигатель

3 и 4 для более низких рейтингов работодателей

Я обнаружил, что в конечном итоге изучаю новые технологии в «свое время» и считаю это «непрерывным образованием» и чем-то хорошим для моей карьеры.

Сделайте эти вещи частью задачи, которая их породила.

Установлено новое программное обеспечение? Включите документирование этого в часть плана, чтобы установить это.

Повышение квалификации персонала - это может происходить постоянно во всех новых задачах, кроме одной или двух конкретных задач обучения, и они важны и, следовательно, заслуживают того, чтобы им было уделено необходимое время.

Делать документы? Включите это в часть плана для задачи, которая создала документы.

Блокируйте определенное количество времени для администрирования каждый день - если вы не позволите развитию отставания, то справиться с ним будет легко.

Нет времени на исследования? Это тоже важная часть работы, а не тривиальное дополнение. Если у вас нет на это времени, то у вас либо недостаточно ресурсов, либо у вас есть другая проблема, если вас постоянно уводят от подобных вещей для борьбы с пожарами.

Возможно, это не тот ответ, который вы хотели бы услышать, но я обнаружил, что у меня появляется больше времени на такую ​​работу, чем старше я становлюсь - люди просто дают вам больше времени и больше не "тряпят" вас.

Если вы покажете, что всегда рады получать от людей дерьмо, они будут продолжать это делать, когда вы станете старше, у вас будет меньше людей, пытающихся это сделать, чтобы вы могли выбирать, как лучше всего приносить пользу вашей организации.

И да, я знаю, что мы ровесники :(