Я думаю, что это зависит от того, сколько информации вы хотите, и как формально вы хотите ее отслеживать. Похоже, что в настоящее время эта информация нигде не записана, что, очевидно, является первой проблемой. Но сохранение информации для решения, которое вы не собираетесь использовать, в лучшем случае является неоптимальным использованием времени. Вам нужно будет определить, какие идеи достаточно конкретизированы для записи. Если у вас есть встреча и дюжина идей вынесена на стол, но половина почти сразу же отброшена, хотите ли вы записать, что это были за идеи и почему они были отброшены? Это много усилий для того, что, вероятно, было анализом очень низкого уровня, но они все еще являются проектными решениями.
Мне кажется более интуитивно понятным делать это только для тех идей, которые достигают стадии, когда над ними действительно делается какая-то реальная работа. Таким образом, у вас уже есть что-то осязаемое, и это просто нужно сохранить в файле проекта, который, я надеюсь, у вас уже есть. Поскольку эта система действительно будет генерировать справочные материалы только для будущих проектов, я не думаю, что было бы хорошей идеей создать совершенно новую систему для архивирования этих материалов или капитального ремонта существующей системы. Найдите способ интегрировать его в вашу текущую систему управления проектами.
Единственный ключ, который я бы позаботился о том, чтобы у вас был способ классификации ваших различных дизайнов по ключевым параметрам. Я не знаю много о вашей области, но я бы предположил, что есть определенные параметры проекта, которым должен соответствовать каждый проект (физический размер, мощность, тип установки и т. Д.). Убедитесь, что они легко видны где-то, чтобы при запуске нового проекта вы могли идентифицировать старые проекты, которые похожи в разных отношениях. Если у вас есть эти отброшенные идеи, хранящиеся в этих папках, вы сможете проанализировать их полезность для вашего текущего проекта.
Тем не менее, я также хочу предупредить в целом о слишком глубоком рассмотрении этого вопроса. Опять же, я работаю в другой отрасли, где проекты намного короче, и, как таковые, их гораздо больше, но некоторые продукты существовали в той или иной форме в течение десятилетий, и их было 15-20 пересмотров. Ведение истории изменений для фактических изменений дизайна, которые были реализованы, очень важно. Знание того, что клиенту давали в прошлом, когда были внесены изменения и почему они были сделаны, является ключом к тому, чтобы не повторять прошлые ошибки и правильно обслуживать старые проекты. Но когда вы каталогизируете проекты, которые никогда не были полностью реализованы, вы добавляете несущественные данные поверх важных данных, и есть только так много, что вы можете отсортировать, прежде чем вещи начнут теряться. Звучит как ты Ищете замену для прочного общения и хорошего опыта. Когда эти проекты переходят из рук в руки, задействованные инженеры должны передавать всю необходимую информацию. Я понимаю, что хочу убедиться, что вы знаете, что было рассмотрено, но я бы посоветовал вам умерить это желание, чтобы не затопить ваши записи ненужными данными.
Этот ответ Тревора дает довольно хорошее представление обо всей философии, но я хочу получить больше подробностей.
Сначала выясните, почему альтернативные записи не хранятся. Вероятно, это началось либо с проблемы предвидения, либо с проблемой хранения (бумаги или компьютера).
Когда-то в прошлом кто-то думал, что альтернативы не будут полезны, поэтому они были выброшены или удалены. Вероятно, это проблема корпоративной культуры. Теперь, когда это было определено как проблема, она может быть поднята в масштабах всей компании. Вести записи, которые уже были созданы, легко.
Даже если первоначальные инженеры считали, что альтернативы могут быть полезны, они, возможно, не сохранили документы из-за стоимости хранилища (физического или компьютерного). Если это все еще так, эту проблему нужно решить сейчас. Если это уже не так, необходимо распространить слово по всей компании, что ведение учета не является дорогостоящим предложением.
Во-вторых, посмотрите на альтернативный метод сравнения. Есть две категории альтернативного рассмотрения: мышление и расчет.
Сравнение мыслей - это идеи, которые отбрасываются достаточно быстро, и они никогда не попадают на бумагу ни в чем, кроме концептуальной формы. Если эти идеи были отброшены так быстро в первый раз, то, вероятно, их не нужно записывать. Усилия по их дискредитации настолько тривиальны, что их снова дискредитируют.
Альтернативы, которые фактически сделали это к стадии вычисления, должны быть сохранены в некоторой форме. Если расчеты или планы выполнялись с первого раза, то уже есть что экономить. Даже если идея окажется тупиковой, работа уже сделана, поэтому поместите ее в файл! Пока оно датировано, на него можно ссылаться.
Напишите памятку (в файл, если не кому-то конкретно), когда решение будет принято. Это экономит время в будущем, но добавляет шаг к процессу. Это то, над чем нужно работать вместе с улучшенным документированием в целом.
Последний, дата все! Попробуйте работать с системами, которые уже существуют, чтобы вести итоговые записи, просто добавьте дату ко всему. Даже если другие методы организации терпят неудачу, порядок альтернатив может быть восстановлен, используя даты на элементах.
источник
Ниже приводятся три основных метода, которыми белые товары, потребительские товары и OEM-производители я связывали с идеями документов.
Проектные обзоры (NPD - разработка новых продуктов)
Проектные обзоры - еще один хороший процесс, который может помочь документировать решения по проектированию. Это, как правило, больше технической документации, идеи, которые отклоняются, как правило, не документированы. В большинстве организаций обзоры дизайна являются частью модели Phase Gate .
Документация
по внутренним идеям (в процессе или в закрытом производстве) Я обнаружил, что организации используют существующую систему управления изменениями для документирования новых идей. В этой системе инженер предлагает идею в виде простого или страничного документа. Идея рассмотрена и принята или отложена на будущее. Эта конкретная организация использовала SAP для управления изменениями, таким образом, система как менее способная к поиску в технологической базе, но оказалась успешной для них.
Таким образом, большинство идей отложено по следующей причине
Поэтому это хорошо для отслеживания идей, потому что, когда вышеупомянутые барьеры устранены, идеи становятся реальными решениями.
Ссылки:
источник
Другие сделали много хороших комментариев о документации в целом, но я хочу предложить определенный класс программного обеспечения, который очень поможет.
Я считаю, что программное обеспечение для контроля версий отлично подходит для такого рода проблем. К сожалению, это не слишком распространено за пределами разработки программного обеспечения, но это лишь вопрос времени, когда он станет популярным в других областях.
Вот пример: у моей исследовательской группы есть хранилище Subversion, которым пользуется большинство людей (популярным альтернативным программным обеспечением является git ). Использование контроля версий помогает обеспечить непрерывность исследовательских проектов после того, как кто-то уходит, поскольку большинство файлов, относящихся к проекту, находятся там, вместе с подробным журналом того, какую работу они выполняли в какое время, и (если они делают это правильно), их обоснование. Я уточню.
Допустим, у вас есть папка на вашем компьютере, которая содержит все файлы
Все автоматически датируется, когда оно фиксируется (термин контроля версий для того, что другие могут назвать «загрузкой»). Сообщение коммита действует как короткая заметка (как предположил Махендра Гунавардена, вам могут потребоваться более длинные и более официальные записки для более важных решений). Вы описываете изменения в файлах проекта, говорите: «Мы решили, что подход X невозможен. Вместо этого мы попробуем Y. Удалили файлы, связанные с подходом X, и создали новую CAD-модель для подхода Y».
Затем, позже, если вы решите, что подход X на самом деле правильный, и вы хотите выкопать удаленные файлы, это не сложно. Вы можете легко откатить любую часть до старой версии и продолжить с нее.
У этого подхода есть некоторые дополнительные преимущества. Во-первых, это делает обмен файлами с другими пользователями довольно простым. Они просто проверяют репозиторий (термин контроля версий, который может означать либо текущую версию, либо все версии), а затем регулярно обновляют его (для этого есть команды). В основном все синхронизированы. Во-вторых, вы можете получить резервную копию (более старые версии) в основном бесплатно. С учетом вышесказанного это не означает, что вам не нужно хранить обычные резервные копии, просто у вас есть еще один вариант восстановления случайно потерянных файлов. Я настоятельно рекомендую создать резервную копию всего хранилища.
источник