В поисках хорошей методологии управления входящими [закрыт]

Я получаю пару сотен писем в день на работу. Многие из них являются частью разговора по электронной почте, который длится несколько дней или даже недель, поэтому я не хочу их просто удалять, так как они могут понадобиться для справки в какой-то момент в ближайшем будущем. В результате в одной только папке «Входящие» у меня тысячи писем, большинство из которых больше не актуально. Я использую Thunderbird, поэтому у меня есть некоторые организационные возможности, но мне действительно нужна хорошая общая методология управления электронной почтой. У кого-нибудь есть предложения? Спасибо!

Комбинация различных интерпретаций стратегии "нулевого входящего" в сочетании с процессом Get Things Done ( GTD ).

1. Самодисциплина : просматривайте свой почтовый ящик только несколько раз в день - когда вы начинаете работу, незадолго до окончания работы и пару раз между ними.
2. Организация почтового файла: в вашем почтовом файле должно быть две «специальные» папки: корзина и программная корзина . Затем пусть папки (и, возможно, частные ) работают с различными подпапками для проектов / тем.
3. Процесс : всякий раз, когда вы открываете свой почтовый ящик, работайте со всеми письмами, начиная сверху и не заканчивая, пока почтовый ящик не станет равным нулю. В зависимости от количества писем, перебирайте входящие сообщения итеративно, пока не опустеете.

Возможные действия по почте:

• немедленно удалить в корзину почтового ящика (вещи, которые вам больше не нужны)
• перейти в папку софт-мусора (вещи, которые могут вам понадобиться в ближайшее время)
• переместить в папку корзины (вещи, которые вы хотите сохранить)
• переместитесь в отдельную папку под рабочими или личными папками (вещи, которые вы хотите сохранить и достаточно важные)

Разница между корзиной и выделенными папками под работой

Попробуйте положить все в корзину и просто использовать функцию поиска. Но, возможно, есть определенные темы / проекты / проблемы, которые вы хотите сгруппировать и просмотреть их целиком - поэтому вы помещаете их в папку с соответствующим именем.

Еще один совет для папки корзины - в зависимости от вашего почтового приложения - это использование тегов для расширенных функций поиска.

Что делать с папкой soft-trash

Регулярно удаляйте письма из папки софт-мусора , например письма старше 3 месяцев. Это дает вам определенное количество писем с невыполненным заданием, когда вы узнаете, что вам нужно письмо, которое вы удалили 2 дня назад, потому что вы думали, что оно вам больше не понадобится ...

Мне очень нравится стратегия Inbox Zero . Конечно, это требует определенных усилий, но вы не можете ожидать легкой обработки электронной почты, не так ли?

Inbox Zero - лучший ответ, как предложил Манни . После того, как вы закончите с этим, ознакомьтесь с документом Getting Things Done: Искусство продуктивности без стресса (Мягкая обложка)

Это поможет вам усовершенствовать ваши новые найденные суперспособности

Подводя итог процесса GTD:

При обработке сегмента соблюдается строгий рабочий процесс:

• Начните сверху.
• Занимайтесь одним предметом за раз.
• Никогда не кладите ничего обратно во «в».
• Если предмет требует действия, сделайте одно :
  • Сделай это (если это займет не более двух минут)
  • Делегировать его
  • Отложите это
• Если предмет не требует действий, сделайте одно :
  • Файл для справки
  • Выброси это
  • Инкубируйте его для возможных действий позже

Если на выполнение чего-либо требуется менее двух минут, это следует сделать немедленно. Двухминутное правило - это руководство, которое приблизительно охватывает время, которое потребуется, чтобы официально отложить действие.

Смотрите статью в Википедии для получения дополнительной информации.

Это немного экстремально / неорганизованно, но я иногда делаю (в gMail) «Выбрать все», затем просматриваю и отменяю выбор важных, а затем нажимаю «Архив». Это оставляет только важные вещи в папке «Входящие».

У меня намного больше ненужных электронных писем, чем я понимаю, поэтому для меня это очень хорошо работает.

Как всегда, YMMV.

Я перестал организовывать свою электронную почту, потому что мне казалось, что я все испортил и позволил накапливать электронные письма, а потом я просто не мог найти то, что искал, потому что я не знал, в какую папку я его положил. Для чего это стоит, Я использую Outlook 2003 и получаю менее 30 сообщений в день.

Вот что я делаю сейчас:

1. Я установил Google Desktop, потому что он позволяет мне искать свою электронную почту лучше, чем что-либо еще, что я могу найти.
2. Я держу один месяц электронной почты в моем почтовом ящике. После этого я перемещаю его в отдельный архив.
3. У меня есть несколько папок, которые я использую, но они в основном предназначены для автоматических электронных писем, которые я получаю, и для электронных писем, на которые я часто ссылаюсь. Большинство из этих папок имеют настроенное правило, которое автоматически помещает электронную почту в эту папку и полностью обходит мой почтовый ящик.

Удачи!