Я использую Outlook 2010, и у наших администраторов Exchange настроены почтовые ящики для многих комнат собраний, доступных на наших объектах. Однако может показаться, что у них нет настроенных списков комнат. (Я понял это потому, что не вижу раскрывающегося меню «Показать список комнат». Но я вижу пустые разделы «Выберите доступную комнату» и «Рекомендуемое время».)
Могу ли я по-прежнему иметь возможность использовать удобную функциональность (через какую-то локальную адресную книгу комнаты или аналогичную) средства поиска комнат, не создавая списки комнат на сервере Exchange?
Ответы:
Единственный способ настроить списки комнат - ТОЛЬКО администратор Exchange. Я лично не нашел хорошего способа обойти это. Вам может потребоваться настроить один или несколько списков локальных адресов, содержащих только конференц-залы. Затем выберите их при планировании, РАСШИРИТЕ список и удалите записи, которые не работают для вас. Интересно, что когда вы это сделаете, средство поиска комнат укажет, в какие моменты возникают конфликты, а в какие - нет. Позволяет вам легче найти комнату.
источник
Из того, что я узнал, Room Finder будет работать только в том случае, если вы используете специальный диалог «Выбор комнат» (доступный через кнопки «Комнаты ...» или «Добавить комнаты ...») и непосредственно вводите комнаты там. Когда вы указываете комнаты другими способами, например, в поле «Кому» или в списке «Все посетители», «Средство поиска комнат» будет считать эти комнаты постоянными посетителями и, например, не будет отображать их как «доступные комнаты» в списке «Предлагаемое время».
Таким образом, простой способ использовать Room Finder - вручную выбрать несколько комнат в диалоговом окне «Выбор комнат».
Однако это может быть неудобно, если у вас длинный список комнат кандидатов. Чтобы решить эту проблему, вы можете использовать локальную контактную группу. Создайте такую группу, назовите ее «Мои комнаты» и добавьте в нее комнаты, которые вы хотите использовать для встреч. Затем создайте новое собрание и используйте группу следующим образом:
Теперь шоу Room Finder покажет доступные номера из вашего личного списка номеров-кандидатов.
источник
Это может быть возможным альтернативным решением: настройка новой формы Outlook для приглашения на собрание (support.office.com) . По сути, вы создаете свою собственную форму встречи, предварительно заполненную нужными вам комнатами:
Вероятно, есть хороший способ создать ярлык для этой новой формы и поместить его на ленту ....
источник
Лучшее решение, которое я лично нашел, - это добавить блок комнат, из которых я хочу выбрать, в помощник по планированию, а затем выбрать «Сохранить как», выбрать «Шаблон Outlook» в качестве типа файла и сохранить файл где-нибудь под рукой. У меня есть один файл шаблона для каждого этажа здания, в котором я нахожусь. Я просто иду в папку с документами и открываю оттуда файл шаблона для пола, на котором я хочу забронировать. Если вы сделаете это, убедитесь, что вы оставили поля Subject и To пустыми перед сохранением.
Я до сих пор не нашел способ отобразить вместимость помещения на экране «Помощник по планированию». Если бы это можно было сделать, не нажимая кнопку «Добавить комнаты», я был бы очень счастлив.
источник