Утилита факса по электронной почте, когда оба доступны

Есть ли какие-либо преимущества для отправки документов по факсу, а не по электронной почте? (при условии, что отправитель и получатель имеют доступ к любой технологии). Например, есть ли случаи, когда факс является более безопасным или удобным, чем электронная почта?

Действительно серьезная причина - подписи и законы. Например, в некоторых странах вы можете просто отправить по факсу подпись, в то время как использование цифровых подписей потребует от вас получения официальной цифровой подписи (обычно хранящейся на смарт-карте, если она вообще существует, и иногда имеющей меньшую «достоверность», чем рукописная). подпись), затем получите считыватель смарт-карт, установите промежуточное программное обеспечение, которое может работать или не работать с программой, которую вы хотите использовать для подписи документа, а затем получателю может понадобиться программа, которая будет работать с цифровой подписью, чтобы подтвердить это. и так далее по всей цепочке.

Некоторым компаниям нередко приходится подавать подписанные документы в десятки различных государственных регулирующих органов, агентств, банков и т. Д., И все они должны быть обучены и оснащены для использования цифровой подписи. Такие приготовления могут быть сделаны на уровне одной страны, но что произойдет, если вы получите подписанное электронное письмо из другой страны (когда подписи еще более важны, потому что другой человек не может просто прийти и подписать документ сам и почта требует времени и денег).

Также весь процесс отправки аутентифицированной почты немного сложен. Для простого офисного клерка часто проще просто использовать факс, а затем сосредоточиться на выполнении той работы, которую он должен делать.

Так что в основном главная причина - инерция общества. Каждый должен привыкнуть к электронной почте, и почти все уже привыкли использовать факс, поэтому переход не так прост.

Другая проблема заключается в том, насколько сложно получить доступ к документам. Используя факс, вы можете легко отправлять рукописные заметки, или взять документ и подчеркнуть его от руки и так далее. На компьютере такие «простые» вещи немного сложнее. Например, если у вас есть документ на компьютере, вам нужно будет распечатать его, отредактировать вручную, а затем отсканировать или отредактировать его на компьютере, и люди часто не так часто взаимодействуют с компьютерами, как они. привыкли взаимодействовать с карандашом. Кроме того, мышей сложно использовать для рисования, а графические планшеты не часто являются частью стандартного офисного компьютера.

Отправка по факсу официальных документов с подписями и тому подобным просто облегчает людям на приемной стороне. Им не нужно печатать тонны бумаг, вместо этого факс позаботится об этом И покажет номер вашего факса вверху (для упрощения организации).

Я не думаю, что факс имеет какое-либо существенное преимущество перед электронной почтой, кроме этой. В обозримом будущем у вас может появиться тип «почтового автомата», на котором у компаний будет почтовый сервер со специальным адресом электронной почты для каждого отдела. Каждое полученное письмо будет проходить через фильтры для удаления любого спама и принимать только законные письма. Затем машина будет перехватывать эти электронные письма, отправлять их на «почтовые машины» соответствующего отдела, и они автоматически распечатываются.

Я не знаю, существует ли что-то подобное, но это круто :)

Отправка факсов предпочтительнее, чем отправка по электронной почте, когда необходимо отправить юридические или важные документы, поскольку, как указано в предыдущих ответах, когда вы отправляете факс, вы гарантированно получите его. Когда вы отправляете электронное письмо, нет никакой гарантии, что оно пришло - отсутствие возврата не является гарантией прибытия.

Факс можно отправить только в том случае, если есть готовый факсимильный аппарат, ожидающий его получения. Если вы получили уведомление о том, что факс был отправлен, вы знаете, что номер факса на другом конце его получил.

Относительно того, было ли это взято или прочитано человеком, который не имеет значения во многих случаях. Если вы отправляете юридический документ, вам нужно знать, что он был получен. Получатель должен прочитать его и договориться о его получении. Это так же, как если бы вы отправили заказное письмо на адрес. У вас есть подтверждение доставки, и это все, что вам нужно. Ваша работа завершена, и получатель должен открыть и прочитать это письмо. Если они этого не делают, то это полностью их ответственность. Так что факс безопаснее, если вы хотите иметь подтверждение получения документа. Вот почему компании в финансовом и юридическом секторах так сильно полагаются на факс для удаленной передачи документов, особенно с законами прослеживаемости - никто не может утверждать, что вы никогда не отправляли факс, но они могут утверждать, что они никогда не получали электронную почту.

Когда вы отправляете факс, вы знаете, получил ли его другой человек, поскольку нет надежных методов подтверждения того, что другая сторона получила и прочитала ваше письмо (насколько я знаю).
Также, если вы не уверены, что вложение можно открыть на другом конце, вы можете использовать факс.

Таким образом, подтверждение документа и гарантированная читаемость - это две ситуации, когда вы можете рассмотреть возможность отправки факса вместо электронной почты.

Факс, как правило, отправляется по телефонным линиям, и данные не прерываются и не могут быть перехвачены в любом количестве точек через Интернет, как, например, сообщение электронной почты. Также факс не может быть легко или ошибочно переслан непреднамеренной стороне, как конфиденциальная электронная почта.

Резюме из моих заметок / других источников:

Я устал получать документ, распечатывать его, подписывать и сканировать обратно.

Итак, я сканировал подпись и инициалы. Затем, когда я получаю документ, все, что мне нужно сделать, это «Добавить изображение», чтобы поместить мою подпись и инициалы в нужное место.

Теперь проблема в том, что если я отправлю это кому-то, похоже, они могут удалить мою подпись (изображение).

Даже если я установлю для свойств значение «Заблокировано», похоже, что следующий человек может снять флажок «Заблокировать» и удалить его.

Есть ли способ сделать это постоянным, чтобы никто (или, по крайней мере, никто, кроме меня) не мог удалить или изменить его?

Изображение, добавленное Foxit Reader, находится на слое аннотации.

Организовать / выровнять страницу. , , сделать подпись на уровне документа, и она не должна быть в состоянии удалить другие.

Затем установите для параметра «Изменить документы» в ограничениях документов значение «Не разрешено».

Затем добавьте пароль в PDF и позвоните получателю.

Или вы можете создать 1000 электронных паролей из 20 цифр в электронной таблице, пронумерованных от 1 до 1000. Защитите его паролем, отправьте его по электронной почте получателю и позвоните ему. Затем вы можете отправить по электронной почте защищенный паролем PDF через электронную почту и включить в электронное письмо, что это пароль с номером 0850 или что-то еще.

Вам не придется беспокоиться о том, что PDF всегда будет на каком-то сервере, и

Единственный человек, который увидит его - это тот, кому вы дали пароль.

Итак, IMO, PDF можно сделать безопаснее, чем факс.

Страховая компания попросила меня отправить по факсу или электронной почте банковскую информацию. Я выбрал факс старой школы просто потому, что вероятность перехвата третьей стороной намного меньше. Но главным образом потому, что электронная почта вместе с моей банковской информацией останется на моем почтовом сервере и на сервере страховой компании на законных основаниях в течение длительного времени и, возможно, навсегда. Учитывая недавние взломы электронной почты, это не стоит риска.