Каковы лучшие практики для структуры бизнес папок?

12

В прошлом мы стремились к тому, чтобы в одной папке находились папки отделов (Sales, Marketing и т. Д.), А затем добавлялись папки под этими специальными файлами по мере необходимости.

Это стало немного грязно - мне было поручено создать «иерархию папок».

Есть ли у кого-нибудь лучшие практики для организации структуры папок?

Мы запускаем SBS2011 на текущем файловом сервере.

windows best-practices directory jidl
источник
6
Если есть одна истина, которую я нашел в навязывании организации другим, это то, что они были рождены неряхами и умрут таким образом, прежде чем я их изменю. В ответ на это у меня есть ведомственные папки на общем ресурсе. Под этим они создают все, что хотят. Каждый месяц скрипт «очищает» папку, перемещая все, что не было изменено в течение 6 месяцев, в «старую» подпапку. Это не дает папкам отдела полностью выйти из-под контроля.
Крис С,
Различает ли ваш скрипт «дата обращения» и «дата изменения»?
Джидл
Нет, поскольку слишком много вещей касаются «даты обращения», это не точное представление о том, когда файл был открыт в последний раз.
Крис С

Ответы:

17

Есть ли у кого-нибудь лучшие практики для организации структуры папок?

Не.

Поверьте, вы не хотите владеть иерархией папок для какого-либо отдела (кроме, может быть, своего). Вы не знаете, каковы их потребности, не обладаете знаниями или опытом других отделов, чтобы сделать правильный выбор, и не хотите быть управляющим делами компании.

И если вы думаете, что они все испортили, это ничто по сравнению с беспорядком, который вы создадите. Я знаю, вы говорите, что вам было поручено это сделать, но лучшее, что вы можете сделать для себя, - это быстро отстраниться от этого. Это пример того, как быть настроенным на неудачу - независимо от того, как вы это сделаете, у кого-то возникнут проблемы с этим, и вы будете жаловаться или на вас из-за этого.

Лучшая практика в буквальном смысле слова «[начальник отдела], вот доля вашего отдела. Вы несете ответственность за структуру и разрешение ниже этого уровня. Настройте его так, как вам больше подходит».

HopelessN00b
источник
Отличный ответ, но он не выглядит ясно относительно одной действительно большой проблемы. Многие организации, с которыми я имел дело, не могут договориться, если разрешение должно быть на этом уровне и ниже или ниже этого уровня . Это критическое решение, которое должно прийти от людей с С в их названиях.
Тим Бригам
1
@TimBrigham Деталь, которую я оставляю кому-то еще, где это возможно. Общий доступ дает всем в отделе разрешения, и, если им нужны разные разрешения для папок ниже этого уровня, они могут настроить их самостоятельно. Быть уборщиком разрешений в сложной иерархии папок не намного лучше, чем быть уборщиком файлов.
HopelessN00b
2

Не существует «одного размера, подходящего для всех», но я бы порекомендовал, чтобы люди считали вещи как можно более закрытыми для физической вселенной. Когда я вижу человека с 10-ти папочной структурой, то я знаю, что он понятия не имеет, какие у него файлы, и никогда ничего не находит.

В «реальной жизни» у вас есть:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Держите это так в компьютерных файлах. Вложение не более 3-4 папок.

В зависимости от типа файлов категории могут быть либо по дате, либо по теме. Имена файлов будут иметь вид наименования yyyy-mm-dd-subjectoffile.ext.

ETL
источник
2
Мне не повезло заставить пользователей придерживаться протокола именования файлов. Я думал о том, чтобы иметь довольно плоскую структуру, а затем использовать теги, чтобы помочь в эффективном поиске - кому-нибудь повезло с таким подходом?
jidl